¿Cómo formar una Asociación Civil en Venezuela?

Actualmente existen ciertas organizaciones no gubernamentales como asociaciones, corporaciones, cooperativas, fundaciones, entre otras, que buscan promover la ayuda y el bienestar de la comunidad y juegan un papel fundamental dentro de ésta. Es por eso que surge la necesidad de saber Cómo formar una Asociación Civil en Venezuela.

¿Qué es una Asociación civil?

Es una organización privada, no gubernamental (no depende del Estado directamente) y sin fines de lucro, pues su financiamiento proviene principalmente de donaciones, o de pagos solidarios por algún servicio médico prestado.

Esta constituida plenamente como persona jurídica y busca como objetivo fundamental fomentar actividades de distintas indoles como sociales, culturales, deportivas, entre otras que conllevan al bien común en la sociedad.

Cuentan con una excelente organización, en cuanto a los roles encargados, el trazado de metas y objetivos, al igual que el trazado de normas.  Tienen la capacidad de atraer personas, insumos, fondos y beneficios con gran facilidad y responsabilidad en pro de la sociedad. El principal ejemplo de Asociación Civil a nivel mundial es la Cruz Roja.

En el caso de Venezuela, estas entidades son de carácter privado, por no tener fines de lucro no se les aplica el Código de Comercio y son competencia directa del derecho civil. Si te interesa todo lo relacionado a Organizaciones sin fines de lucro, lo más seguro es que nuestro artículo referente a ¿Cómo crear una Fundación? te resulte de gran utilidad.

¿Asociación Civil o Fundación son lo mismo?

Resulta común el hecho que confundan Asociación Civil con Fundación y aunque son entidades sin fines de lucro, que buscan el bien común de la Comunidad, estas se diferencian en los siguientes puntos:

• ¿Cómo formar una Asociación Civil en Venezuela y una Fundación?

La Asociación Civil es creada por sus socios para sus propios beneficios o el de toda la comunidad, mientras que la Fundación es creada por una Persona Natural o Jurídica.

• Su patrimonio (Bienes que poseen)

La Asociación Civil presenta un patrimonio propio, aportado por cada uno de los socios que la crearon. En el caso del patrimonio de la Fundación, también es propio y es aportado por sus creadores.

• Sus actividades prestadas a la Comunidad

En cuanto a esta modalidad, la Asociación Civil realiza actividades tanto para los socios, como para el resto de la Comunidad que desee formar parte de estas actividades, por otro lado, las Fundaciones solo realizan actividades para las que fueron creadas y no se salen de ese patrón.

• La obtención de los recursos financieros para llevar a cabo las actividades por las que fueron creadas

La Asociación Civil para obtener los fondos financieros que necesita, lo hace a través de sus socios, quienes deben pagar cuotas o realizar eventos exclusivos y rifas para lograr el cometido. En contraparte, las Fundaciones obtienen los recursos financieros por medio de sus creadores, donaciones, o por eventos (en los cuales no cobran por la prestación del servicio).

¿Para qué se crea una Asociación Civil?

Una Asociación civil o Fundación, es creada con el fin de ayudar a una comunidad determinada. Esta debe ser una entidad formal, sin fines de lucro, reconocida jurídicamente por el Estado, en este caso, el Estado venezolano. Por medio de la misma, y a través de los organismos autorizados, podrás recibir donaciones públicas y privadas.

A sabiendas que mientras la Asociación civil cuente con un sistema totalmente transparente, claro y legal, esta atraerá mas patrocinadores, gente que se sume a tan bonita labor y obviamente muchas mas donaciones. En el caso de Venezuela, por nombrar algunas de sus principales Asociaciones Civiles, encuentras las siguientes:

• Acceso a la justicia
• Acción Solidaria
• Asociación Civil Mujeres en Línea
• Aula Abierta Venezuela
• Centro para la Paz y los DDHH (UCV)
• Comité Paz y Vida por los Derechos Humanos
• Fundación Eco-Juegos
• Fundación Internacional Vida Verde (FUNVIVE)
• Movimiento Vinotinto
• Padres Organizados de Venezuela
• Programa Venezolano de Educación Acción en Derechos Humanos (Provea)
• Redes Ayuda
• Transparencia Venezuela
• Un Mundo Sin Mordaza
• Una Ventana a la Libertad

¿Cuál es el estatus de las personas que laboran para una Asociación Civil?

Generalmente, es muy poco lo que se conoce sobre: Cómo formar una Asociación Civil en Venezuela, como se su estructura jurídica, el cómo funcionan y el estatus de sus trabajadores. Este último punto genera interés, si es que estos trabajadores lo hacen voluntariamente y sin fines de lucro, como la entidad en sí.

En lo que se refiere a los trabajadores de estas entidades, no trabajan gratis. En contraparte, estos cobran un sueldo, el cual es incluido en el renglón de gastos en los balances anuales y es tomado en cuenta a la hora de establecer el presupuesto anual. Un ejemplo de esto son los Colegios semiprivados en Venezuela, donde extraen el sueldo de los trabajadores, de las mensualidades que pagan los representantes.

Estas están obligadas a hacer cierre de ejercicio económico anual, poseer un Registro de Información Fiscal (RIF) por ser persona jurídica, y ser contribuyentes formales (por ser reconocidos por la Ley) aunque su pago sea equivalente a cero bolívares. Dentro del mismo orden de ideas, en cuanto a la temática laboral nuestro artículo dedicado al Formato de Constancia de Trabajo, te puede ser de gran ayuda.

¿Cuáles son los requisitos para formar una Asociación Civil en Venezuela?

Resulta incierto el cómo formar una Asociación Civil en Venezuela, es por eso que debes saber que al momento de crear una Asociación Civil, debes cumplir a cabalidad con una serie de requerimientos, que te se te explican cuidadosamente a continuación:

• La denominación de la entidad por el nombre que tendrá y si es tributo o beneficio de alguien.
• Enumerar los propósitos y objetivos que se persiguen a través del tiempo.
• Las declaraciones de los socios y sus características propias.
• La definición del domicilio debe de ser exacta y clara.
• Es necesario que haya un número de miembros mínimo para su conformación como entidad.
• El Acta de creación y sus estatutos deberán ser presentados y aprobados por un órgano de la administración pública.
• La organización interna como la junta directiva, la asamblea de socios y la junta fiscal o revisión de cuentas.
• Entre su normativa de funcionamiento, deben de registrarse aquellas normas y artículos que establezcan la elección y funcionamiento de al menos un jefe o presidente, junta directiva y una asamblea general, que será el órgano soberano de la asociación y que la formarán todos sus socios (favoreciendo así una votación libre y democrática).
• El patrimonio inicial debe ser declarado con un inventario inicial al momento de abrir la Asociación Civil, conjuntamente con su fecha.
• Es obligatorio el acceso libre de la contabilidad a los socios y a la administración de la Entidad.
• Si se diera el caso de una disolución o ruptura de la Asociación Civil, es necesario determinar el castigo de los bienes propios.

Redacción del Acta Constitutiva para formar una Asociación Civil en Venezuela

El Acta Constitutiva de una Asociación Civil también, considerada como un contrato o estatuto social, viene siendo el acuerdo que se hace voluntariamente entre socios, para comprometerse a cumplir con sus actividades y fijar la normativa de la Entidad. Esto siempre bajo una asesoría legal que conozca las leyes del país donde se va a dar apertura a la Asociación.

A su vez, se puede decir que es la base o los cimientos de la Asociación que te va a permitir en un futuro firmar contratos con entes públicos o privados, obtener donativos nacionales o domésticos y conseguir financiamiento por parte de Entes gubernamentales o privados. A la hora de proceder a redactar el acta constitutiva de la Asociación Civil, debes incluir:

• Los datos personales de cada uno de los asociados (Cédula de Identidad, profesión, nacionalidad, estado civil).
•  La declaración por parte de los asociados de mutuo acuerdo para constituir una Asociación Civil.
• El domicilio.
• La naturaleza y objetivos principales de tu Asociación Civil (propósitos, y actividades a realizar para alcanzar los mismos).
• La especificación de cada uno de los asociados (sus funciones, nombramientos,  alcances y límites).
• La especificación de los órganos internos del ente, entendiéndose la Junta directiva, la Junta de Asociados y las Juntas de Auditoría.

Es relevante resaltar, que previo a la redacción del Acta Constitutiva de la Asociación Civil, debes conocer cuál es el Registro Inmobiliario al que le corresponde la jurisdicción del domicilio de tu  Asociación Civil. Generalmente, cuentan con una duración de 50 años aproximadamente, ejerciendo sus funciones bajo los parámetros y normativa establecida en dicha Acta.

Recuerda que existen ciertas diferencias en la redacción del Acta constitutiva de una Asociación Civil en contraste con la redacción del Acta Constitutiva de una Fundación.

Libros de Actas de una Asociación Civil sin fines de lucro

Siempre se destina una parte del Acta Constitutiva a todo lo referente al tema del Patrimonio, donde se específica principalmente el origen del capital y se declara posesión de la Entidad creada. Aunado a esto,  se determina el uso (exclusivamente destinado a seguir los propósitos de la Asociación) a los bienes que obtenga la Entidad el día de mañana.

Es aquí en este segmento, donde se establece el uso de los bienes, de las donaciones  y fondo de  ahorro de la Asociación. Conjuntamente, con los lineamientos a seguir en caso de liquidación o disolución de la Sociedad. Este libro se empieza a llenar una vez que se establece la fecha de inicio de las operaciones de la Asociación Civil.

Al momento, de decidir crear una Asociación Civil o una Fundación en un determinado país, siempre es buen plan conocer a plenitud sus características, costumbres, leyes de este país, en este caso Venezuela. Por lo que te va a gustar leer nuestro artículo sobre el Código Postal de Venezuela.

Los Capítulos de cómo formar una  Asociación Civil en Venezuela

Hace mención al hecho que los principios fundamentales de la Asociación deben ser divididos en capítulos, donde el primero va a ser el que indique con exactitud  el nombre, la duración, el domicilio y los objetivos y actividades que va a desarrollar la Asociación Civil a lo largo del tiempo. Es recomendable que determines todas las posibles actividades que llevara a cabo al Asociación para evitar a futuro tener que modificar el Acta Constitutiva.

La junta directiva y cómo formar una Asociación Civil en Venezuela

Establece que dentro de la normativa establecida en el Acta Constitutiva de la Asociación Civil, deben estar determinadas claramente las cláusulas referentes a como se llevarán a cabo las elecciones de la Junta Directiva.

Generalmente, se tiende a nombrar un Presidente, un Secretario y demás miembros, atendiendo al hecho de que el número de miembros de la Junta Directiva debe ser impar. Todo este proceso, bajo un verdadero proceso electoral, que conlleve a urnas, votos, ganadores y todo lo relativo a un proceso de elecciones.

En lo que compete a las Juntas Directivas posteriores a la inicial, se establecerá un Comité Electoral el cual será el autorizado para recibir las postulaciones y nombramientos que se harán en el marco de una Asamblea.

Las Asambleas dentro del proceso de formar una Asociación Civil en Venezuela

Una vez que estés dentro de este mundo, se hace necesario que tengas los conocimientos necesarios y claros de cómo formar una Asociación Civil en Venezuela. En este momento, toca hablar de las Asambleas, las cuales se clasifican en ordinarias y extraordinarias.

En este segmento o capítulo, debes establecer cómo estas van a ser convocadas y quienes deberán asistir a las mismas, el proceso de selección de nuevos socios en el caso de haberlos, todo lo relacionado a sanciones, expulsiones o fin de las funciones de la entidad o de algunos de sus miembros.

Las Finanzas

En este tema, señalamos nuevamente la necesidad de que el patrimonio se refleje en el libro mayor y en los libros diarios se anoten cada uno de los movimientos y donaciones. Debes considerar que las entradas que se reflejen en los libros, deben declarar tanto los bienes como el dinero que este en manos de la Asociación, al momento de ejercer sus actividades correspondientes.

En este punto de finanzas, también podría interesarte otros temas similares, como es el caso de nuestro artículo del Banco Bicentenario en línea.

¿Cuáles son los requisitos para registrar una Asociación Civil sin fines de lucro en Venezuela?

Luego de llevarse a cabo el Acto de Fundación de la Asociación Civil en Venezuela, se debe seguir con su registro en el Organismo correspondiente para ello. Recuerda que este tipo de trámites siempre tienen una fecha límite para realizar la operación, en el caso del Estado venezolano  se contempla que el periodo de tiempo tope es de 15 días.

Requisitos básicos para el registro

En este margen de tiempo, deberás cumplir con los requerimientos necesarios para el proceso de registro de la Entidad, los cuales se te explican a continuación:

• Planilla con los datos y contacto de la Asociación Civil.
• Documento de reserva del nombre (anteriormente indicado).
• Acta Constitutiva (ya previamente redactada).
• Reglamentos o estatutos (en el caso de que la Entidad los contemple).
• Declaraciones de patrimonio.
• Datos de cada uno de los asociados, miembros y fundadores de la Asociación Civil.
• Pagar las tasas e impuestos del Registro Inmobiliario del Municipio donde va a estar domiciliada la Asociación Civil sin fines de lucro.
• Los requisitos varían dependiendo de cada Registro Inmobiliario.

Pasos a seguir posteriores al registro de la Asociación Civil en Venezuela

Una vez terminada esta parte, se procede a foliar (enumerar) los libros de actas y contables, según los requerimientos obligatorios bajo el respaldo de las leyes venezolanas. Cuando hayas culminado el proceso y tengas el número de registro a la mano, debes encargarte de todo lo referente al tema de impuestos y sus salvedades. Ante cualquier duda puedes dirigirte a la sede física o al portal del Saren (que es el organismo competente para esto en Venezuela).

Conjuntamente con el proceso anterior, debes registrar la Entidad en las diferentes cámaras, asociaciones y uniones de otras Entidades cuyos fines y propósitos fundamentales son similares a la Asociación Civil recién constituida.

¿Por qué se convoca a una Asamblea antes del registro de la Asociación Civil?

Es de relevancia señalar, que una vez que los asociados tengan ya lista el Acta Constitutiva (redactada debidamente por un abogado), debe convocarse a una Asamblea, en la que deben asistir obligatoriamente los socios fundadores, para que estos aprueben dicha Acta, a través de votaciones libres. Esto con la finalidad de evitar que el Acta Constitutiva a la hora del registro, sea rechazada o devuelta por parte del Registro Inmobiliario, para futuras modificaciones.

Importancia de formar una Asociación Civil en Venezuela

Esta importancia se ve reflejada en el bien común que genera en la comunidad venezolana, las actividades establecidas por las diferentes Asociaciones Civiles, en diversos ámbitos y a favor de las comunidades más vulnerables y desprotegidas, como es el caso de los niños, mujeres, indígenas y población considerada en pobreza extrema.

Todo esto se traduce en un importante impacto positivo, que reduce el efecto de la crisis económica principalmente inflacionaria, que ha venido en aumento durante los últimos años en Venezuela.