Obligaciones fiscales de una Sociedad Limitada

En este artículo podrás conocer todo los detalles de las Obligaciones fiscales de una Sociedad Limitada. Así, podrás establecer una gestión contable y fiscal adecuada conforme a la Ley, en caso de que desees abrir una empresa bajo la figura de Sociedad Limitada.

¿Qué es una Sociedad Limitada?

Una Sociedad Limitada, es una figura mercantil, es decir, aquella que tiene por objeto realizar, de acuerdo con el derecho mercantil, uno o varios actos de comercio u otros modos de actividad.

Está constituida por un número limitado de accionistas cuyos títulos están divididos en acciones de igual valor. Se considera, una de las formas societarias más populares en España

En este sentido, esta forma de acuerdo corporativo es preferido por muchos autónomos o empresarios para no tener que responder de las obligaciones contraídas por la empresa con respecto a todos sus bienes personales.

En la Sociedad Limitada, la responsabilidad frente a terceros se limita al dinero invertido. Esto quiere decir que, el capital social de la entidad está formado por las aportaciones de todos los socios, que, a su vez, se dividen en títulos indivisibles y consolidados.

Por otro lado, la deliberación y juicio en las actividades dentro de la Sociedad Limitada, estará a cargo de la Asamblea General.

La Asamblea General tendrá lugar en caso de: censura de la gestión, realización de informes anuales, selección o despido de empleados y alteración de los estatutos.

Si deseas investigar más respecto a Como Constituir una Sociedad Limitada, puedes tener toda la información en este artículo.

Características de la Sociedad de Responsabilidad Limitada

Entre las principales características de las Sociedades Limitadas, se pueden señalar las siguientes:

Razón o denominación social

Este aspecto será legítimamente el nombre con el que se puede identificar la entidad. Por tanto, ha de ser representativo y figurar específicamente en los estatutos previos.

El nombre puede ser el de los interesados o una relación con el objeto social; más allá de eso, la personalidad de la empresa suele ser un aspecto clave.

Objeto de la Sociedad Limitada

La intención de la Sociedad Limitada, es muy amplia y su objeto puede abarcar cualquier forma de operación, siempre y cuando no vaya en contra de la Ley, puede incluir cualquier tipo de actividad comercial.

La constitución de la Sociedad Limitada se efectuará mediante estatutos y escritura pública realizada ante notario y debidamente inscrita en el Registro Mercantil.

Cantidad de socios y su participación

La normativa obliga a tener al menos dos miembros para crear una sociedad de este tipo. Sin embargo, no suele haber restricciones en cuanto a la cantidad máxima, y pueden ser personas físicas o jurídicas.

Por otro lado, la obligación social de estos partícipes se limita al dinero aportado.

De esta forma, todo socio que haya pagado su cuota de participación, estará en capacidad de emitir sus votos en las deliberaciones de la Sociedad.

Esta votación estará relacionada con el importe de su participación en el capital social.

La administración dentro de la Sociedad

Dentro de una Sociedad Limitada, se pueden establecer labores de Administración.

Éstas podrán ser llevadas a cabo por uno o más individuos (personas físicas o jurídicas de cualquier nacionalidad), que no tienen que ser socios necesariamente.

Capital mínimo necesario

Es necesario un capital mínimo de 3.000 euros, para constituir una sociedad de responsabilidad limitada.

Sin embargo, este capital se dividirá en particiones, cuyo intercambio está sujeto a algunas restricciones legales dentro de la sociedad.

Ventajas y desventajas de una Sociedad de Responsabilidad Limitada

Con base en todas las características únicas de una sociedad de responsabilidad limitada, a continuación encontrarás las ventajas y desventajas de este tipo de organización, en comparación con las demás.

Hay consideraciones que tendrás que tener en cuenta tanto en la creación de esta empresa como en sus distintas fases de desarrollo:

Ventajas

• Podrás constituir una Sociedad Limitada con un capital mínimo de 3.000 euros, a diferencia de la Sociedad Anónima, para la cual necesitaras de más de 60.000 euros como capital inicial.
• Su responsabilidad se limita al dinero aportado, sin afectar a sus propiedades reales, lo que significa que su patrimonio puede estar cubierto hasta que el banco le exija un compromiso personal.
• La creación de una sociedad de responsabilidad limitada es más fácil y asequible que una sociedad anónima; además, puede ser constituida por un solo socio y se considera un único propietario.
• La Sociedad Limitada tiene una imagen profesional.

Desventajas

• Tiene un modelo de afiliación cerrado, lo que quiere decir, que si un nuevo socio desea entrar en la Sociedad Limitada, la aprobación de los nuevos socios debe constar en los estatutos previamente.
• La tasa de responsabilidad restringida en la S.L, es bastante compleja.
• Una S.L no puede cotizar en bolsa (si así lo quisiera).
• El número de participantes o asociados es limitado.

Obligaciones empresariales

Toda empresa tiene deberes y responsabilidades y debe cumplir la legislación vigente en el país en cada momento.

Este concepto de deberes y obligaciones indica que la mayoría de las corporaciones, directivos y empresarios tienen un enfoque «pasivo» frente a ellos.

A este respecto, el primer paso es precisamente ser consciente de los deberes éticos de la organización.

Hay puntos que pueden ser comunes a todas las organizaciones, pero factores como el mercado, la entidad, el tipo de servicio pueden tener mayor o menor incidencia, por lo que es necesario auditar las necesidades de la organización.

En consecuencia, identificar las obligaciones legales de una empresa es un primer paso para afrontarlas y utilizar todos los instrumentos a nuestro alcance para facilitar su cumplimiento y evitar sanciones que puedan poner en riesgo la liquidez de la empresa.

Puedes obtener mayor información, sobre las obligaciones empresariales en el siguiente video:

Tipos de obligaciones de una empresa

• Obligaciones fiscales: Son los deberes que surgen como consecuencia de la necesidad de pagar impuestos para sostener los gastos que establece el Estado. Esto quiere decir que, existe una relación entre el contribuyente y la Administración. Por  lo tanto, el Estado es competente para reclamar el pago de impuestos.
• Laborales: Son aquellos que nacen de la asociación laboral y que no sólo tienen que ver con sus propios trabajadores, sino también con los sindicatos en los que se cumplen esas responsabilidades.
• Contables: Implican que cualquier empresario debe mantener un registro contable organizado que sea relevante para las operaciones realizadas. De esta manera, todas las transacciones sean rastreadas cronológicamente, además de la planificación de balances e inventarios de forma regular.
• Mercantiles: Son las relaciones civiles que se producen porque un individuo llamado deudor tiene la obligación de hacer u ofrecer algo a otra persona llamada acreedor. Cuando esta asociación se crea mediante un acto de intercambio, se reconoce que la obligación como tal tiene carácter mercantil.

¿Qué son obligaciones fiscales?

El cumplimiento de las responsabilidades fiscales por parte de las empresas es fundamental para escapar de las multas y mantener la rentabilidad organizacional.

Por ende, las relaciones con el fisco son una cuestión de considerable importancia.

Por lo anterior, cuando se hace referencia a una empresa, se determina una organización legalmente constituida como Sociedad Limitada (S.L), S.L Unipersonal, Sociedad Anónima (S.A) u otro modelo de negocios del sector que se encuentre amparado por la Ley.

De esta manera, muchas empresas han optado por asignar estas funciones a empresas externas, para el asesoramiento fiscal.

Otras en cambio, cuentan con su propio departamento de contabilidad, que es el encargado de ocuparse de las formalidades y responsabilidades fiscales propias de la actividad de la empresa.

Las obligaciones fiscales, son los deberes jurídicos – tributarios que se derivan de la obligación de pagar impuestos y requieren elementos formales como la emisión de facturas o la tenencia de documentos contables.

Si te interesa conocer sobre la Factura Simplificada, puedes visitar este artículo.

De igual forma, pueden variar según cada forma jurídica, pero en cualquier caso, las organizaciones deben notificar al asesor jurídico los impuestos a los que se encuentran sujetos.

También es importante considerar que, según el sector de operación, a cada empresa la afectarán tipos de impuestos específicos.

Principales obligaciones fiscales de las empresas

Cuando se hace referencia a una empresa, se determina una organización legalmente constituida como Sociedad Limitada (S.L), S.L Unipersonal, Sociedad Anónima (S.A) u otro modelo de negocios contemplado en las leyes españolas.

A este respecto, las principales obligaciones fiscales con las que deben cumplir estas organizaciones son las que se describen a continuación:

Impuesto de Sociedades (IS)

Impone los beneficios obtenidos por las sociedades mercantiles durante el año, y se debe presentar en una declaración trimestral según el modelo 202 y una declaración anual bajo el modelo 200.

Impuesto sobre el Valor Añadido

Es una tasa sobre la venta de productos y servicios, presentándose de forma periódica, antes del 31 de enero del año siguiente, con una declaración trimestral del IVA (modelo 303), y una declaración anual (modelo 390).

Retenciones del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF)

Se trata de un impuesto progresivo y directo sobre los salarios de las personas que viven en España en el transcurso de un año natural.

Impuesto de Actividades Económicas (IAE)

Las grandes empresas que posean una facturación media superior a 1 millón de euros en su tercer año de vida útil, están obligadas a compensar el Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE).

Mientras que las empresas con una facturación menor no están obligadas a pagar esta tasa. Este impuesto, se declarará a través de la forma 840.

Cuando una persona física grava una actividad, se aplica este impuesto directo, lo mismo ocurre con las personas jurídicas. A diferencia de otros, el importe es constante independientemente del saldo de la actividad.

Declaración de operaciones con terceros

En el caso de las Sociedades Limitadas, si han obtenido más de 3.005,06 euros de ingresos de un determinado comprador en el mismo año natural, deben declararlo en el documento 347.

Se trata de una declaración a conciencia, que no conlleva el pago de impuestos, pero que siempre el comerciante está obligado a realizar.

Presentación de las cuentas anuales

Como parte de las obligaciones fiscales de una Sociedad Limitada, a diferencia de los autónomos, se presentan informes anuales en el Registro Mercantil.

Esto incluye el balance ordinario, la cuenta de resultados, los ajustes en el patrimonio neto, los cambios en la tesorería y la memoria de cuentas anuales.

Cotizaciones a la Seguridad Social

La contratación de personal incluye los gastos laborales, en específico los pagos a la Seguridad Social, aunque no se trata de una tasa como tal.

Aquí, el empresario debe por Ley cubrir la mitad de las cotizaciones, mientras que la parte correspondiente al trabajador se extrae de la nómina del empleado.

En este articulo podrás obtener mayor información sobre la Seguridad Social a cargo de la Empresa.

Obligaciones Fiscales de una Sociedad Limitada: Posterior a su Constitución

Si se ha constituido la Sociedad Limitada, existen una serie de responsabilidades desde la perspectiva fiscal, partiendo de su constitución, como por ejemplo:

Liberación de la cuenta bancaria

En este procedimiento la escritura de constitución de una empresa inscrita en el Registro Mercantil debe llevarse a la oficina del banco.

Esto se realiza luego que se ha establecido la cuenta bancaria donde se ha invertido el dinero necesario para constituir la Sociedad Limitada.

Estas entidades bancarias, incluso pueden solicitar una copia del registro del IAE, para verificar las operaciones que está realizando el empresario.

Solicitud del NIF definitivo

Cuando se ha constituido la Sociedad Limitada, al empresario se le asigna un Número de Identificación Fiscal (NIF) provisional.

En este procedimiento, es necesario presentar la forma 036, aunado a las escrituras de la Constitución de la Sociedad, realizada de forma previa ante el Registro Mercantil.

En este sentido, la forma 036, es un documento que informa a la Agencia Tributaria del resultado censal de la empresa, ya sea persona física o jurídica. Este formulario contiene los datos que necesita Hacienda sobre la nueva empresa.

El NIF se refiere al código utilizado para clasificar a los residentes con efectos fiscales, es de carácter obligatorio tanto para las personas físicas como para las jurídicas en cualquier acto de carácter tributario.

Por tanto, todas las personas que deseen llevar a cabo una actividad comercial, necesitarán según el artículo 35.4 de la Ley General Tributaria, realizar este trámite de tipo fiscal.

Es importante destacar que, el número del NIF no se modificará salvo en dos casos: cambio de nacionalidad o de forma jurídica.

Dar de alta la actividad económica

Antes de iniciar una actividad empresarial, todo encargado deberá cumplir con el modelo 036 (o su versión simplificada, el modelo 037) y comunicar a la Agencia Tributaria determinados datos personales, fiscales y empresariales.

Este documento no solo sirve para anunciar el inicio de la actividad comercial, sino que será requerido cada vez que un dato se modifique.

En este sentido, la página número cinco de este formulario está dedicada al Impuesto sobre el Valor Añadido, donde es necesario expresar las obligaciones que corresponden a su actividad económica, la fecha exacta de inicio, y el régimen fiscal bajo el cual funcionara.

Obtención de la firma electrónica

Otra de las obligaciones fiscales de una Sociedad Limitada, es recibir su firma electrónica, que representa un fichero cargado en el navegador, que permite firmar de forma digital la documentación, además de validar su recepción.

Esta etapa permite a los encargados acceder a las actualizaciones electrónicas realizadas por Hacienda y a la presentación de las declaraciones fiscales.

Declaraciones trimestrales y anuales de impuestos

Una vez que se ha presentado a la Agencia Estatal de Administración Tributaria el modelo 036, se establecen las obligaciones fiscales de una Sociedad Limitada en relación con la presentación de declaraciones trimestrales y anuales.

Tales obligaciones son: el Impuesto al Valor Añadido, Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas e Impuesto de Sociedades.

Obligaciones fiscales de una sociedad limitada: Contables y Registrables

En este apartado, se explican las Obligaciones fiscales de una Sociedad Limitada, que forman parte de sus deberes ante el Registro Mercantil, desde el punto de vista contable y registrable, conformado por los Libros obligatorios de su negocio.

Libros de naturaleza contable

Los registros contables son los registros donde se reflejan y documentan gran parte de los movimientos y transacciones económicas y contables de la empresa.

En otros términos, incluyen todos los detalles necesarios para explicar el funcionamiento de la empresa.

A continuación se describen los principales libros de naturaleza contable que forman parte fundamental de las Obligaciones fiscales de una Sociedad Limitada:

Libro diario

Contiene un registro cronológico y periódico que documenta todos los acontecimientos de la empresa para el desarrollo de su actividad comercial (asientos contables).

La estructura del Libro diario se deberá llevar bajo la normativa dispuesta en el artículo 28 del Código de Comercio.

Libro de Inventario y cuentas anuales

Es un documento contable obligatorio para todas las empresas mercantiles tal y como lo expresa el artículo 25 del Código de Comercio.

De esta forma, junto con las cuentas anuales se entregará la certificación del rendimiento real del ejercicio de la Sociedad Limitada, esta debe estar firmada por los socios responsables.

Este Libro debe estar conformado por los siguientes registros:

• Balance inicial detallado de la empresa: comprende un resumen de todas las propiedades, privilegios y compromisos de la empresa al comienzo del ejercicio, valorados en euros, que presumiblemente se corresponderían con el balance de la empresa a la fecha de cierre del ejercicio anterior.
• Los Balances de sumas y saldos de comprobación: es un documento que permite evidenciar, los saldos deudores y acreedores (al haber o al debe) de todas las cuentas relacionadas, en un momento determinado, durante el ejercicio comercial.
• Inventario de cierre de ejercicio: es un estado de registro que se establece al cierre del ejercicio con un resumen de los bienes, propiedades, privilegios y deberes que ha adquirido la organización, junto con los valores, evaluando si afectan de forma positiva o negativa.
• Ejemplar de las cuentas anuales: se considera un estado financiero para asentar la situación, perdidas, ganancias o cambios del patrimonio relacionados con el ejercicio.

Libros de naturaleza mercantil

Son aquellos exigidos por la Ley, que se exige a los comerciantes para documentar sus negocios, junto a algunas de sus decisiones a nivel corporativo.

No existe con respecto a la Legislación, una normativa específica sobre cuáles libros deben llevarse, por lo que se solicitan todos aquellos determinados por los estatutos.

Libro de actas

Tiene el objetivo de recoger todas las propuestas adoptadas por las Juntas de Socios y los Consejos de Administración de la Sociedad, así como por las demás entidades encargadas de la toma de decisiones.

Este libro debe llevarse en cumplimiento del artículo 26 del Código de Comercio, para la regularidad de la ejecución de los acuerdos y por tanto su presentación se debe realizar ante el Registro Mercantil dentro de los ocho días siguientes a la postulación del acta.

Libro de registro de socios

En este libro se señalan las identidades de los socios titulares que posean participación dentro del capital de la Sociedad.

La estructura del mismo se establece según el artículo 104 de la Ley de Sociedades de Capital y permite informar de los valores que posee cada miembro.

Por otro lado, en vista de que el seguimiento de esta documentación debe ser realizada por los administradores internos, estos deben actuar bajo actos de buena fe y neutralidad, respecto a los asientos allí realizados.

Libro de registro de contratos

Es obligatorio únicamente para las Sociedades Limitadas de carácter unipersonal, tal como lo establece el artículo 16 de la Ley de Sociedades de Capital.

Hasta la primera inscripción en el Registro, si la sociedad es de reciente creación, se legalizará un primer libro en el que se formalizara la titularidad original del fundador y único socio.

Posteriormente, si ha habido algún cambio de titularidad, se deberá legalizar un nuevo libro en los cuatro meses siguientes a la finalización del ejercicio.

Ahora bien, es importante mencionar que para que el libro cuente con todas las aprobaciones del estatuto, el administrador está obligado a mostrar los datos previos relacionados con el socio unitario y todos los contratos que haya firmado dentro de la Sociedad Unipersonal.

Libro Registro del Impuesto de Valor Añadido (IVA)

Para los fines legales y fiscales, los contribuyentes del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) deben llevar este libro como un registro obligatorio, principalmente para calcular apropiadamente el valor del IVA de producción y acumulado.

En torno a lo anterior, la tenencia de este libro no conlleva su legalización en el Registro Mercantil, como es el caso de los libros anteriores, sin embargo, las empresas cuya labor comercial está sujeta al IVA no pueden negarse a facilitar este libro, por lo cual, debe ser estructurado según la normativa vigente y debe contener:

• Libro de facturas emitidas
• De facturas recibidas
• Bienes de inversión.

Libros sociales corporativos

El objetivo de estos libros corporativos es documentar las acciones importantes de la sociedad, tales como: la asignación de los socios, notificación de si se han recaudado sus recursos, si han adquirido algunas propiedades o si los socios han realizado algún acuerdo.

De igual forma, el contenido recoge todos los actos y actividades que la Sociedad ha realizado a lo largo de su existencia, esto incluye también los movimientos más críticos que la compañía haya podido tener.

Los libros sociales corporativos que deben ser soportados y presentado son los siguientes:

• Actas de asambleas: documenta todas las propuestas aceptadas en las Juntas de Socios que se realicen, esto incluye posibles Consejos de Administración.
• De sesiones: se utilizará para garantizar la correcta organización de las decisiones aprobadas por el Consejo de Administración.
• Variaciones de capital: En este libro se registran los incrementos o descensos del capital de la Sociedad.

Importancia del cumplimiento de las Obligaciones Fiscales de una Sociedad Limitada

El valor de una sociedad limitada es que preserva las acciones de sus socios en caso de incidentes contingentes.

Esto quiere decir que, cumple con esas responsabilidades mediante sus propios medios adquiridos, reduciendo así la responsabilidad de los socios de la empresa.

En toda sociedad, es responsabilidad de la empresa conocer la legislación fiscal que le concierne. Por lo tanto, el incumplimiento de estos compromisos, incluso en lo que respecta al pago de impuestos y la realización de las declaraciones exigidas, puede ser motivo de imposición de multas en virtud de la legislación.

En consecuencia, la administración de una empresa, tal y como se recoge en su contabilidad, es también un tema importante para el desempeño de la organización.

Independientemente de que las cuestiones administrativas no son el factor central que configura la viabilidad de una empresa, debes tener en cuenta que el incumplimiento de las obligaciones fiscales repercutirá en la sostenibilidad del negocio.

A la hora de tomar decisiones importantes de compra o inversión, los empresarios no sólo quieren decidir cuál es la herramienta más adecuada para el escenario especificado.

A menudo, necesitarán conocer a fondo las leyes fiscales, ya que de lo contrario tienen que enfrentarse a auditorías fiscales y otras consecuencias, que pueden derivar en altos costos.

Por ende, tener una visión completa de la Sociedad permitiría construir planes que tengan en cuenta que la normativa fiscal afecta indirectamente la sostenibilidad como organización, estrategias empresariales e incluso la gestión del capital humano.