Dar de alta a un trabajador: Pasos a seguir en este caso

En el siguiente artículo, conocerás todo el proceso para dar de alta a un trabajador de una forma correcta. Se describen, a continuación, todos los pasos que implica, para una empresa contratar por primera vez a un trabajador y se explican además los pasos que deberás cumplir antes y durante la contratación.

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Dar de alta a un trabajador

Cuando consideras que tu empresa requiere el ingreso de trabajadores para distribuir y sacar el máximo provecho a tu actividad comercial, es importante que conozcas los aspectos legales que debes cumplir.

Para dar de alta a un trabajador en tu empresa, es necesario cumplir con algunos casos previos a la contratación propiamente dicha. Luego, estarás listo como empresario para poder formalizar el contrato de tu empleado, este proceso se compone de tres pasos principales.

Seguramente encontrarás interesante la información disponible en este artículo que se titula contratar personas con discapacidad.

Paso previos a dar de alta a un trabajador

Una vez que ya has tomado la decisión de contratar trabajadores para tu negocio, debes conocer y resolver los aspectos legales que eso conlleva. Existen tres pasos previos (asumiendo que la empresa nunca ha contratado personal y que el trabajador nunca ha sido contratado) que deberás realizar:

Alta en la actividad económica

Es muy probable que la empresa se encuentre registrada en la actividad económica en la cual se desempeñará el trabajador que ingresará. Sin embargo, es importante verificar esta información para evitar complicaciones en el procedimiento. El alta en la actividad económica se realiza:

  • En el organismo competente: Agencia Tributaria.
  • Modelo Solicitud: Deberás presentar el modelo 036 o 037, correspondientes a la Declaración Censal de Alta y Baja en el Censo de Empresarios.
  • Presentación: Podrás realizar la presentación de la solicitud de modo presencial en la oficina de la Agencia Tributaria, o vía electrónica a través de su página web.

Inscripción como empresario

Deberás solicitar tu inscripción como empresario en la Tesorería General de la Seguridad Social, con la finalidad de obtener tu Código de Cuenta de Cotización. Esta inscripción es un acto administrativo, cuya razón de ser es la obtención del número que te identificará en todas tus actuaciones y obligaciones con la Seguridad Social.

Para llevar a cabo la solicitud de inscripción, deberás llenar el modelo TA.6, y en caso de ejercer actividades en otras provincias, deberás solicitar un código de cuenta de cotización en cada una de ellas, por medio del modelo TA.7

La solicitud debe ser realizada antes del inicio de tu actividad comercial, en la oficina de la Tesorería General de la Seguridad Social más cercana a tu domicilio social.

Requisitos para la inscripción:

  • Modelo de la Solicitud.
  • Identificación del titular o representante de la empresa.
  • Documento con el Número de Identificación Fiscal (NIF), donde conste la actividad económica de la empresa.

En el momento que realizas la solicitud de inscripción, deberás informar la entidad o entidades gestoras por las que optas en materia de protección de contingencias laborales. Todo cambio que se realice en la empresa deberá ser igualmente notificado a la Tesorería General de la Seguridad Social, mediante el modelo TA.7 en un plazo máximo de seis días naturales.

Afiliación de trabajadores

Antes de incorporar a los trabajadores a tu empresa, debes verificar si ya se encuentran registrados en la Seguridad Social. En caso que no exista, debes proceder con la inscripción del trabajador en la Seguridad Social, previamente al alta en tu empresa. Este artículo con toda seguridad te será de utilidad porque trata sobre pedir vida laboral.

Esta inscripción es un trámite administrativo donde la Tesorería General de la Seguridad Social reconoce la inclusión del trabajador y le asigna un Número de Seguridad Social. La inscripción se realiza mediante el modelo TA.1 en la oficina más cercana a la dirección social de la empresa en cuestión.

Es de suma importancia que conozcas en detalle el procedimiento para llevar a cabo el registro de la empresa y del trabajador ante la Tesorería General de la Seguridad Social y los aspectos más importantes vinculados con el ingreso del trabajador a tu empresa.

Pasos para dar de alta a un trabajador

Una vez que has cumplido con los pasos previos a la contratación, ya la empresa y el trabajador se encuentran en condiciones de continuar con el procedimiento, para finalmente dar de alta a un trabajador. Estos pasos son:

Movimiento de trabajadores

Todos los movimientos relacionados con el personal que labora en tu empresa, deberán ser notificados mediante el impreso TA.2/S. Para los autónomos o pequeñas y medianas empresas que cuenten con menos de 15 trabajadores, existe la posibilidad de realizarlo en el sistema “Red Directo”. Este sistema facilita dar de alta, baja, modificaciones, comunicaciones y hasta la incapacidad temporal de los trabajadores.

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Los datos necesarios para dar de alta a un trabajador en la Seguridad Social, son los siguientes:

  • Nombre o razón social de la empresa que requiere al trabajador.
  • Código de Cuenta de Cotización empresarial.
  • Régimen de Seguridad Social.
  • Nombre Completo del Trabajador.
  • Documento Nacional de Identificación o DNI
  • Dirección de residencia del trabajador.
  • Fecha de inicio de la actividad comercial.
  • Grupo de cotización.
  • Tipo de contrato y Jornada para el trabajador.
  • Ocupación. De acuerdo con la información contenida en la Disposición adicional cuarta de la Ley 42/2006.

De igual manera, es importante como empresa que conozcas la información necesaria en caso de requerir dar de baja a un trabajador en la Seguridad Social:

  • Identificación de la Empresa.
  • Código de Cuenta de Cotización empresarial.
  • Régimen de Seguridad Social.
  • Nombres y Apellidos del Trabajador.
  • Número de Seguridad Social.
  • DNI.
  • Dirección del Trabajador.
  • Fecha de culminación de la relación laboral.
  • Causa o motivo de la baja del Trabajador.

Es obligación para tu empresa informar todo movimiento que tenga a lugar en la información relacionada con los trabajadores presentes en tu empresa, esto incluye variaciones en la información de los mismos. En este caso, la solicitud de variación de datos deberá incluir:

  • Tipo de contrato y jornada del trabajador.
  • Epígrafe de AT y AP.
  • Variación del Grupo de Cotización.
  • Fecha de la Variación.
  • Ocupación del trabajador.

Las solicitudes de alta de trabajador deberán realizarse previo al inicio laboral, hasta 60 días antes de su ingreso. Para la solicitud de bajas o variaciones, el plazo es de tres días naturales. Quizás encuentres muy interesante este artículo sobre el registro de jornada laboral.

Contrato en el Servicio Público de Empleo Estadal

Es obligación de la empresa hacer llegar el contrato de trabajo en un plazo de diez días al Servicio de Empleo Público Estadal (SEPE), para su registro. Se contemplan principalmente cuatro tipos de contratos: indefinidos, temporales, de prácticas y formativos.

Aunque el contrato no se encuentre formalizado por escrito, igualmente es obligación de la empresa enviarlo ante el SEPE y en el mismo plazo antes mencionado. Este trámite se puede llevar a cabo presencialmente en las oficinas de tu comunidad, pero de igual manera debes realizarlo en la página web del SEPE.

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Cotizaciones de la Seguridad Social

Es obligación de la empresa cumplir con el pago de las cotizaciones ante la Seguridad Social. Por lo cual, deberás realizar la retención correspondiente al trabajador y realizar el aporte que le corresponde a la empresa para de esta manera abonar la cuota correspondiente cada mes.

Documentación a presentar

El ingreso de las cuotas por concepto de Seguridad Social, podrás realizarlo en cualquier entidad financiera autorizada, con tan solo presentar los documentos de cotización.

  1. Relación de Liquidación de Cotizaciones. (RLC)
  2. Relación nominal de trabajadores. (RNT)

De igual manera, esta documentación deberá ser presentada vía electrónica a través del sistema Red Directo de la Seguridad Social.

¿Cuánto debes cotizar al dar de alta a un trabajador?

Cuando tienes trabajadores registrados en la Seguridad Social, deberás realizar el pago de las cuotas por este concepto ante la Tesorería General. Para su cálculo deberás partir de la base de cotización del trabajador, a la cual le aplicarás el porcentaje correspondiente por el tipo de cotización.
Las cuotas deberán verse reflejadas en los recibos mensuales de cada uno de tus trabajadores, y en los impresos TC1 y TC2.

Tipos de cotizaciones

El tipo de cotización es un porcentaje que se le aplicará a la base de cotización del trabajador, con la finalidad de conformar la cuota a cotizar por Seguridad Social. Las cuotas a cotizar se distribuyen en porcentajes entre el trabajador y la empresa.

Lo anterior procede. excepto en los casos de accidentes laborales, enfermedades profesionales y fondo de garantía salarial, que son responsabilidad única de la empresa contratante.

Los principales tipos de cotizaciones son:

  1. Contingencias comunes.
  2. Accidentes de trabajo y enfermedades profesionales.
  3. Desempleo.
  4. Fondo de Garantía Salarial.
  5. Formación Profesional.
  6. Horas Extraordinarias.

Dar de alta a un trabajador puede parecerte un proceso engorroso o prolongado, sin embargo, toda empresa que desee llevar a cabo la contratación de trabajadores debe cumplir con este procedimiento.
Es muy importante que te informes sobre las distintas obligaciones que tienes como empresa, tanto en la relación con tus empleados, como ante la Administración Nacional, para evitar de esta manera incurrir en omisiones que puedan acarrear sanciones de tipo económico, administrativo e incluso penales.

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