Aprende a realizar el Registro de Jornada Laboral

A continuación conocerás todos los aspectos relacionados con el Registro de Jornada laboral. Partiendo de conocer ¿Qué es?, ¿Por qué debo realizarlo? ¿Para qué?, las normativas que rigen esta materia, las posibles faltas y sanciones por incumplimiento a esta normativa. Además, podrás informarte sobre los mecanismos para el registro de la jornada laboral y sus beneficios. Así que no dejes de leer este interesante artículo a continuación.

Registro de Jornada Laboral

Con la ley normativa para el registro de la jornada laboral aprobada el 8 de marzo de 2019, se puso fin a una larga discusión en relación a este tema. La reforma del Estatuto de los trabajadores incluye ahora la obligatoriedad de las empresas de llevar un registro de la jornada laboral.

Dentro de este registro, deben estar incluidos los trabajadores de media jornada, jornadas especiales y horas extras. Tal vez te parezca interesante este artículo sobre los tipos de contratos de trabajo.

La reforma que se llevó a cabo del artículo 34 busca detener el exceso de horas extraordinarias, y facilitar que el trabajador apruebe el cumplimiento de las horas extras.

El Registro de Jornada Laboral en contexto

Para aquellas empresas que no cumplan con esta exigencia de la ley, estarán expuestas a la aplicación de sanciones por la Inspección de Trabajo y la Seguridad Social. Lo más recomendable es la aplicación de mecanismos que permitan cumplir con el registro de la jornada laboral de tus trabajadores.

Un aspecto importante que debes conocer es que, de acuerdo con el artículo 4 del Reglamento General de Protección de Datos, la información recogida por los sistemas de registro de jornada laboral deberá estar protegida ya que contiene datos personales de tus trabajadores.

Los datos almacenados como producto del registro de jornada laboral, deberán estar almacenados en la empresa por un plazo mínimo de cuatro años. Estos datos deben ser accesibles por el trabajador, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Seguramente te interesará leer este artículo sobre abrir un negocio.

Condiciones del registro de jornada laboral

De acuerdo con la Ley Normativa para el Registro de la Jornada Laboral, es obligación y responsabilidad de las empresas, sin importar su tamaño o actividad:

• Realizar la totalización de las horas ordinarias y extraordinarias: dentro del registro de la jornada, se deberá realizar el cómputo general tanto de las horas ordinarias como extraordinarias que haya cumplido el trabajador.
• Consignar una copia del registro de horas mensuales al trabajador: la empresa deberá suministrarle al trabajador una copia de su informe de jornada laboral mensual, de tal manera que ambos tengan acceso a la información recogida.
• Resguardar los registros durante mínimo cuatro años: de acuerdo con la Ley de Registro de Jornada Laboral, es obligación de la empresa el resguardo y protección de los datos por un plazo mínimo de cuatro años.
• Garantizar el acceso a los registros al trabajador y la Inspección del Trabajo si así lo llegarán a requerir: en caso de ser necesario, la empresa debe estar en condiciones de facilitar los datos del registro de jornada laboral al trabajador o a la Inspección del Trabajo para los fines que así lo requieran.

Información requerida para el Registro de Jornada Laboral

En líneas generales se requiere contar con un conjunto de aspectos claves para poder cumplir con el registro de jornada laboral de manera exitosa. Esto no indica que sea un modelo cerrado, estos aspectos se refieren a una información básica que debe estar contenida en el registro. Los aspectos a considerar son:

• Identidad de la empresa: todos aquellos datos que permitirán que la misma sea claramente identificada.
• Identificación del Trabajador: se refiere a los datos personales relacionados con tu identidad como trabajador.
• Detalle de la jornada de trabajo: debe especificarse el tipo de jornada descrita en el contrato laboral.
• Horas laborales: este aspecto deberá contener la información detallada sobre el tipo de horas que son recogidas en el registro de la jornada laboral.
• Firma del representante legal de la empresa: es el aval necesario que le da validez al documento.
• Recibo del trabajador: es la constancia que demuestra que el documento se encuentra en poder de ambas partes.

Pasos para implementar el Registro de la Jornada Laboral.

Dada la obligatoriedad del registro es necesario que las empresas implementen mecanismos de una manera eficiente y en el menor tiempo posible.

Para lo cual es necesario realizar un análisis de los puestos de trabajo, jornadas, entre otros.

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A continuación, se presentan ocho pasos que facilitan la implementación del registro de jornada laboral para evitar que tu empresa incurra en faltas:

La norma aplica para todos

La Ley de Registro de Jornada Laboral es de obligatorio cumplimiento para todas las empresas, sin importar su tamaño o su actividad comercial. De igual manera, aplica para todos los trabajadores de la empresa sin distingo de grupo profesional, categoría o jornada laboral.

Analizar los puestos de trabajo

En este paso, es fundamental conocer a fondo el organigrama de la empresa, teniendo en cuenta los distintos perfiles profesionales de la empresa para poder determinar la mejor herramienta para registrar su horario.

Realizar un acuerdo entre los empleados y la empresa

Para lograr un registro de jornada organizado es necesario llegar a un acuerdo entre las partes que participan de este procedimiento. Si no es posible lograr un acuerdo, la empresa podrá previa consulta, establecerlo unilateralmente. En este acuerdo deberán establecerse las actividades a registrar, cómo contabilizar las horas, a fin determinar los aspectos que guarden relación con el registro de jornada.

Escoger la herramienta adecuada

Lo más recomendable es dejar el registro de jornada laboral en manos de un sistema automatizado, es la forma más rápida, segura y eficiente de llevar a cabo esta tarea. Debes escoger además un proveedor sólido, con experiencia, respaldo y conocimiento del mercado. La herramienta debe contar con la mayor cantidad de opciones para que puedas adaptarla a los requerimientos de tu empresa.

Mantener informados a los empleados

Es un punto clave de todo el proceso, porque si tus empleados no sabe o desconocen el mecanismo muy difícilmente lograrás un registro adecuado de la jornada laboral. Lo ideal es difundir los beneficios que trae el registro de jornada laboral para los trabajadores y con esto será más sencillo que sumarlos a la iniciativa.

Enseñar el uso de la herramienta

Es fundamental que tanto los empleados como los directivos conozcan el funcionamiento de la herramienta. Al dominar el uso, será posible que la recogida de la información sea acertada y sin errores involuntarios por desconocimiento.

Realizar un control de calidad del procedimiento

Al igual que ocurre con cualquier procedimiento o mecanismo que se desea implementar, es muy importante hacer un seguimiento y evaluación de resultados. Esto hará que se minimicen resultados erróneos o inconsistencia en el registro.

Sacarle provecho a los datos

Con estos datos es posible que la empresa y el trabajador descubran un conjunto de oportunidades ocultas que los ayuden a mejorar su condición laboral o funcionamiento. Por ejemplo la distribución de actividades, horas extras y horarios.

Con el cumplimiento de estos pasos,  podrás lograr implementar el mecanismo de registro de jornada laboral de una manera menos problemática para tus empleados y más eficiente para la organización.

Casos particulares

Si bien es cierto que la Ley de Registro de Jornada Laboral tiene aplicación para todas las empresas y todos los trabajadores, existen algunos casos particulares. Estos casos particulares tendrán algunas características específicas en el manejo y cumplimiento de la normativa. A saber:

Registro de Jornada Laboral para los Trabajadores Autónomos

De acuerdo a la información emitida por el Ministerio de trabajo, los trabajadores autónomos, de cooperativas o altos directivos no deben registrar sus jornadas laborales. Sin embargo si tienen trabajadores contratados deberán llevar el registro de los mismos.

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Jornada irregular

Para este caso es obligatorio el registro de la jornada, por lo cual el trabajador y el patrono deberán llegar a un acuerdo para poder registrar correctamente las horas correspondientes a la jornada laboral.

Teletrabajo o Trabajo desde el Hogar

Para este tipo de trabajo, es necesario que el mismo trabajador lleve el registro de su jornada laboral y que la empresa pueda controlar su hora de inicio y hora de finalizar el trabajo.

Registro de Jornada Laboral para los Trabajadores de Empresas de Trabajo Temporal

En el caso de las empresas de trabajo temporal (ETT), sigue siendo obligatorio el registro de las jornadas laborales, sea cual fuere la duración del trabajo en cuestión, éste deberá ser reflejado en el registro.

Normativa y Sanciones

Al ser una normativa y un procedimiento de carácter obligatorio, contemplado en la ley y en el estatuto del trabajo, su incumplimiento puede acarrear sanciones para la empresa.

Normativa del Registro de Jornada Laboral

Existen varias Leyes, normativas y decretos que regulan el ámbito laboral español, para el caso de la jornada laboral y su registro aplican:

• Real Decreto Legislativo 2/2015 del 23 de octubre, donde se aprueba la Ley del Estatuto de los Trabajadores.
• Ley del Estatuto de los Trabajadores: Se establece el registro obligatorio de la jornada laboral
• Real Decreto-Ley 8/2019 del 8 de marzo: Se modifica el Estatuto de los Trabajadores y se incluyen aspectos relevantes como:
  • La empresa está en la obligación de garantizar el registro diario de la jornada.
  • El registro de la jornada laboral deberá ser producto de una negociación colectiva, un acuerdo con la empresa o finalmente una decisión de la empresa.
  • Los registros deberán permanecer disponibles por al menos cuatro años.
  • Disponibilidad de los registros de jornada laboral para los trabajadores y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

Sanciones por Incumplimiento.

De acuerdo con la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), es una falta grave la alteración, incumplimiento o abuso de los límites pactados en materia de jornada laboral. Quizás pueda interesarte también este artículo que trata sobre licencias de actividad.

Existen un conjunto de acciones que son consideradas como incumplimiento a esta normativa, que son responsabilidad directa del trabajador o de la empresa. Algunas de éstas son:

• Exceso del límite permitido de horas extra: si el trabajador, estando en conocimiento o no, excede el máximo de horas extraordinarias permitida en la ley.
• Ausencia del Registro de Jornada: cuando no exista información registrada por parte del trabajador relacionada con su jornada laboral.
• Horas extraordinarias no declaradas: todas las horas extraordinarias deben ser declaradas, en caso que esto no ocurra, el trabajador estará incurriendo en una falta.
• Cambio en el concepto salarial correspondiente al pago de horas extras: esto con la intención de eludir el control establecido para las horas extras, pudiendo ser imputable a la empresa o al trabajador.
• Falta de comunicación a los representantes del trabajador sobre la realización de horas extra: en todo momento, los representantes del trabajador deberán estar al tanto de la realización y cumplimiento de las horas extraordinarias.

A continuación, podrás conocer algunas sanciones de tipo económico, teniendo en cuenta que el monto a pagar guarda relación con la gravedad de la falta.

• Por incumplimiento en materia de jornada laboral, la multa correspondiente sería desde los 625 euros hasta 6.250 euros para un violación seria.
• Incumplimiento de tipo documental o formal, la multa pudiera ser desde 60 hasta 625 euros, sería una infracción leve de acuerdo a lo estipulado en el artículo 6.6 de la Ley.

Aspectos claves del Registro de Jornada Laboral

Como es lógico, todo procedimiento de registro o control puede generar cierto rechazo en cualquier área de la empresa. Es fundamental, implementar estrategias para poder detectar y controlar posibles situaciones no deseadas, como por ejemplo:

• Incumplimiento por el trabajador: en estos casos se hace fundamental contar con un método para el control y verificación del cumplimiento de la medida. Bien sea de forma manual o en el sistema de registro de jornada laboral que se haya implementado.
• Cuando se detecte que el trabajador ha incumplido con el registro de jornada laboral, deberá recurrir a la aplicación de sanciones.

De acuerdo al Estatuto de los Trabajadores, las sanciones pueden ser de tipo verbal o escrita. En el caso que la falta sea de máxima gravedad se procederá al despido o a la suspensión del trabajador. En este interesante artículo podrás conocer los tipos de despido.

Tipos de Registro de Jornada Laboral

Para lograr el cumplimiento de la normativa relacionada con el registro de jornada laboral, como es de suponerse deberás llevar a cabo un control de la jornada laboral de tus trabajadores. Este registro puedes llevarlo de dos formas: manual o electrónico. A continuación, puedes conocer las ventajas de cada uno de ellos.

Registro de Jornada Manual

El registro de la jornada laboral de forma manual o escrita, tal vez sea el mecanismo más común en las empresas, sobre todo en pequeñas y medianas empresas. Este mecanismo requiere simplemente del uso de unas hojas de papel y cuadros previamente diseñados con la información que el trabajador deberá completar para cada jornada.

El registro escrito de la jornada laboral no cuenta con un formato estandarizado para la recolección de la información. Por lo cual ,cada empresa puede adaptar el suyo a sus necesidades. En este método la empresa confía en sus empleados y en su buena fe a la hora de ingresar la información.

Sin embargo, una desventaja de este método, es la generación de informes. Si la empresa requiere tabular algún tipo de dato o conocer el comportamiento durante un período de tiempo estos análisis deberán ser realizados igualmente de manera manual. Lo que supone más tiempo y un personal dedicado a esa tarea específica.

Registro de Jornada Electrónico

Si tienes una empresa mediana o grande, con muchos trabajadores, lo más recomendable para el registro de jornada laboral será la elección de sistema electrónico. Generalmente, el sistema es controlado por un reloj y el trabajador deberá registrar su ingreso y salida por medio de una tarjeta, chip o huella digital.

No existe un sistema único, o un software que aplique para todas las empresas, por el contrario en la actualidad existen muchas opciones y cada una de ellas con más ventajas y herramientas que las demás. Lo fundamental es que el proveedor cuente con respaldo, conocimiento y experiencia en el área laboral y de sistemas.

Una gran ventaja del sistema electrónico de registro de jornada laboral, es la generación de informes. Al ser un sistema computarizado la empresa podrá conocer rápidamente informes de casi cualquier dato que requiera de sus trabajadores.

Estos informes son de mucha utilidad para la toma de decisiones y determinadas ajustes que desee implementar la compañía.

Sistema de Registro de Jornada Laboral

En estos momentos, te puedes estar preguntando: ¿Cómo saber cuál sistema es el ideal para mi empresa? Para dar respuesta a esa pregunta, es recomendable evaluar una serie de factores que te permitirán conocer realmente el sistema que mejor se adapte a tu empresa.

Factores a evaluar

Los factores más importantes para llevar a cabo la elección de un sistema o método de registro y control de jornada laboral son:

• Horarios de tu empresa: debes estar en condición de conocer tus horarios laborales para poder determinar la posibilidad que ofrezca un software para gestionarlos o si deberás llevar un registro manual del horario de apertura y cierre del negocio.
• Organización de tu empresa: depende de la estructura de tu empresa, será más o menos beneficioso el uso de un sistema electrónico. ¿Tu empresa es nacional o transnacional? ¿qué número de empleados tienes? ¿Qué tipos de jornadas manejas en tu empresa? Ese tipo de preguntas debes conocerlas para poder hacer una elección acertada.
• ¿Qué modelo de trabajo utiliza?: la forma en que se llevan a cabo las actividades juega un papel clave en la elección del sistema de registro de horas laborables. ¿Cuándo, Dónde y cómo se hace el trabajo? Incluso desde donde los trabajadores llevan a cabo sus actividades, porque aunque sea teletrabajo de igual manera deben registrar su jornada laboral.
• Preferencias del trabajador y de la directiva: más que una preferencia se relaciona con la facilidad que tenga el empleado para cumplir con el registro. Por ejemplo, si el trabajador es un vendedor que trabaja todo el día en la calle, lo ideal sería brindarle una opción a través del móvil, para que pueda cumplir con el registro sin que esto suponga un gasto de tiempo innecesario.

Si bien es cierto que el registro de la jornada laboral es una obligación tanto para la empresa como para el trabajador, es importante que el mecanismo y el procedimiento seleccionado para cumplir con la normativa sea lo más accesible y amigable posible para lograr el cumplimiento de la exigencia prevista en la Ley.

El Registro de Jornada Laboral puede ser visto como una herramienta de control por parte del trabajador, sin embargo es un mecanismo que puede resultar muy beneficioso para él y para la empresa. Una vez que conozcan los informes de resultados, estarán en capacidad de sacar el máximo provecho de la jornada laboral.