Conoce cómo realizar una Factura de Venta

La factura de venta es un elemento esencial en el mundo de la contabilidad empresarial, es un procedimiento que se da por la compra y venta de cualquier tipo de bien o servicio y se debe hacer para llevar a cabo la contabilidad en una empresa de manera responsable. Si quieres conocer más sobre esta obligación fiscal, sigue leyendo este artículo.

¿Qué es una Factura de Venta?

Se define como un registro explicativo que hace validar el proceso de una compra y adjudicación de un producto. Mediante la factura de venta, podemos ver de manera concreta la fecha de la compra, los nombres de las dos partes que efectuaron la venta y adquisición, los requerimientos mínimos de la factura, información detallada sobre el bien o servicio en cuestión, los valores del negocio, entre otras cosas.

Estas se componen de 3 copias y deben tener el sello de la compañía que vende el producto. Por lo general son de color rosado, celeste y amarillo. Las facturas son consideradas como el resguardo fiscal de un intercambio de un producto, o la prestación de un servicio, lo cual afecta al “tributario emisor” (vendedor) y al “tributario receptor” (comprador beneficiado).

En distintos lugares, no tiene valores legales en un juicio a la hora de solicitar el pago de una deuda. Un dato importante sobre las facturas de venta, es que no se pueden expedir en caso de que la negociación como tal no se haya dado entre cliente y vendedor, esto quiere decir, bajo cualquier suposición que corresponda a los bienes no entregados materialmente, o servicios no prestados realmente, bajo un contrato verbal o escrito.

Según las leyes, el vendedor está en la obligación de remitir original y dos copias de la factura. ¿Por qué debe hacerlo? Esto se hace para los efectos legales que resultan del carácter Título valor de la factura, otra original firmada por el emisor y finalmente, el obligado cuyo título es de valor negociable, endosado por el vendedor, emisor y productor; éste se le entrega al obligado y la otra en manos de quien la emite.

Las facturas, además, son consideradas el único documento de valor fiscal que le brinda al comprador el derecho de razonamiento del impuesto (IVA). Esto no se puede hacer en caso de tener un recibo, tickets o documentos que sustituyan a la factura de venta.

Pero no es solamente esto, existen miles de procesos detrás de las facturas y muchos tipos de ellas, también. Es de suma importancia conocer sobre las características de las facturas de venta al estudiar contabilidad o administración, o cuando quieras emprender un negocio serio que vaya acorde con la ley.

Características de una Factura de Venta

Debes de conocer que, independientemente del formato en que haya sido creada, toda factura de venta ha de abarcar los aspectos que se señalan a continuación:

• Estar denominada expresamente como factura de venta. Este es el requisito inicial y fundamental, que sea identificable como tal.
• La factura de venta debe incluir también los nombres completos, la razón social y RIF del vendedor o productor del bien o servicio, pues en toda factura se debe de identificar quién es el vendedor o tributario emisor de la venta. Si es una persona natural, al estar obligada a emitir una factura de venta debe colocar sus nombres y RIF. Si se trata de una empresa, firma comercial o asociación debe de indicar su razón social y número de identificación tributaria.

Estos son los componentes más relevantes que deben estar presentes en todas las facturas de venta, sin embargo el resto de su contenido puede variar según el tipo de factura que se va a emitir. Lo que todos estos datos tienen en común es la enorme importancia y minuciosidad que requieren a la hora de crear una factura de venta.

Tipos de Facturas de Venta

Existen distintos tipos de facturas que se dan según diversos factores como el tipo de empresa que vende el producto de la compra, el tipo de bien o servicio en cuestión, el tipo de compra, impuestos, etc. Si quieres conocer las diferencias entre los tipos de factura de venta que existen,  en esta reseña informativa se enlistan las distintas clases de factura a continuación:

Factura Ordinaria

Este tipo de factura justifica la adjudicación del servicio o producto del negocio. Incluyen todos los datos de la normativa, al igual que los impuestos aplicables y los precios.

Factura Simplificada

Como la factura de venta ordinaria, las facturas de venta simplificadas sirven como los justificantes de la compra o prestación de un producto en venta, ésta incluye un número de datos reducidos, despreciando a los que identifican al tributario receptor (recibos, tickets, etc.), pero si el comprador quiere ejercer su derecho de la deducción del IVA, entonces pueden incorporarlo. Esto sólo puede ser permitido en casos específicos y de importes reducidos.

Los principios a tomar en cuenta para considerar que una factura puede adherirse a un tipo de factura simplificada son los siguientes:

• Contraprestación Total
  • Datos del Expedidor
• Bienes Entregados

Factura Recapitulativa

Esta factura de venta legaliza o justifica agrupaciones de facturas, o albaranes de entrega de un plazo de tiempo, para que pueda tener validez legal se debe anular las operaciones anteriores.

Factura Rectificativa

Llamada también Factura de Abono, su uso se da siempre para corregir errores en las facturas ordinarias. Es una factura de venta que justifica correcciones de una o más facturas anteriores, o bien son reintegros de productos, envases, embalajes, comisiones por volumen, entre muchas cosas más.

Factura Proforma

La característica de esta factura es que no tiene carácter legal, se usa meramente como borrador anterior a la factura. Se convierte en el documento que acredita el convenio o trato entre el comprador y el vendedor, se usa como justificante. Su contenido se compone de estos elementos mínimos:

• Encabezado
• Fecha de Expedición
• Datos del cliente
• Periodo de Validez
• Variantes de una Factura. Las variantes se pueden dividir entre éstas a continuación:

Tipos de Variante

Copia: Esta justifica la operación para el emisor, adjuntando datos del original, aunque en su encabezado se debe indicar como “copia” para diferenciarlo de otras. Esto permanece en las manos del tributario receptor.

Duplicado: Demuestra la operación para el receptor en caso de que se pierda la original por cualquier motivo, contiene los mismos datos. En su encabezado lleva el nombre de “Duplicado” para diferenciarlo de la primera copia original.

Factura Forma Libre

Esta factura de venta pone en evidencia la oferta comercial, con indicación de la manera que tendrá la factura de forma precisa tras el suministro. Además, no posee valor justificante. Incluye entre sus datos la fecha máxima de validez.

Normalmente se usa en comercios internacionales al solicitar la adquisición de la Licencia de Importación, para hacer envíos de muestras de su producto o para abrir un crédito documentario, al no imponer cumplir los préstamos de un proyecto legal que daría espacio a una real.

Factura Electrónica

Esta factura digital se presenta en formato XML. A pesar de no ser un documento físico, tiene validez legal, y no existen obligaciones para generar su versión fiscal.

Factura Electrónica Normalizada

Debido a la independencia dentro de la normativa para que la factura pueda incluir cualquier elemento en su aspecto, se da pie a un inconveniente cuando el tributario receptor usa medios digitales y electrónicos para digitalizar su factura.

Para hacer posible el procedimiento de conseguir la información de todos sus campos haciendo uso del sistema OCR para poder hacer más sencillo el especificar información contable y legal, se debe de plantear que los tributarios emisores usen distintos tipos de facturas en función de la dificultad en el proceso de la misma.

Estos son los distintos tipos de facturas de venta que se pueden emitir y ahora que sabes qué son y qué clasificación tienen, probablemente te sentirás más preparado para saber llevar procesos contables dentro de una empresa. Sin embargo, también existen muchos procedimientos a llevar que son posteriores a la creación de la factura.

¿Quiénes deben expedir factura de Venta?

Es de relevancia mencionar que la obligación de expedir factura puede variar, pero en general debe hacerlo toda persona o entidad que tenga identidad de comerciante o registro empresarial, en esta reseña informativa se comparten a continuación unos detalles importantes sobre ello:

Para efectos tributarios, deben de emitir factura de venta las personas o entidades que estén registradas como comercio, empresas, asociaciones, etc. También quienes ejerzan su profesión de libre ejercicio, en otras palabras, los trabajadores autónomos.

Se comprende que la obligación de expedir factura es un punto aparte de la calidad de contribuyentes o no de los impuestos. Atendiendo a la normatividad expedida por la dirección de impuestos y aduanas nacionales de cada país, deben expedir factura:

• Personas naturales o jurídicas responsables del Impuesto Sobre las Ventas o IVA, y personas naturales o jurídicas que se hagan responsables del impuesto al consumo.
• Litógrafos y tipógrafos.

Es importante mencionar que sea como empresario (contribuyente emisor) o cliente (tributario receptor), cabe mencionar que siempre conocer la normatividad que se aplica en cada caso, asesorarse con expertos en la contabilidad y operaciones financieros, y expedir o solicitar la factura de venta según las condiciones o tipo, de esta manera no solo se garantiza un mejor control de las finanzas de tu empresa, además haces cumplimiento a las leyes y evitas a grandes sanciones legales.

¿Cuándo se debe certificar la Factura de Venta?

Cuando el vendedor o tributario emisor se ve en el deber de expedir facturas, tiene que certificarlas, esto es necesario especialmente dentro del ámbito tributario. Todas las facturas se pueden certificar, tanto las electrónicas como las ordinarias y demás clasificaciones. Esto le dará mayor seguridad al cliente, en el momento de realizar su transacción comercial por el producto o servicio que esté adquiriendo.

Requerimientos de la Factura de Venta en efectos tributarios

Dentro del artículo 617 del Estatuto Tributario se establecen las obligaciones legales que debe cumplir una factura de venta  con respecto al tributario emisor o vendedor para que el tributario receptor o comprador pueda soportar impuestos, gastos y costos de manera descartable. No necesariamente debe cumplir con el dicho artículo 167.

Los requerimientos que el artículo 771-12 del estatuto tributario establece para que se puedan aguantar costos, deducciones,  e impuestos descartables, son los que se presentan a continuación:

• Apellidos y Nombre o Razón Social, y RIF del vendedor o productor del servicio.
• Apellidos y Nombres o Razón Social, y RIF del beneficiario de los bienes o servicios, junto con la cancelación del IVA.
• Trasladar a un número que concuerde con el proceso de numeración consecutiva de factura de venta.
• Fecha de expedición.
• Descripción específica o simple de los artículos vendidos o los servicios prestados.
• Valor total de la operación.

Los requerimientos de la factura de venta en el sector tributario son responsabilidades que se deben de cumplir de manera estricta dentro de la administración financiera de cualquier empresa o comercio, de lo contrario se pueden sufrir graves consecuencias legales.

Es importante reconocer esto y siempre cumplir con las obligaciones legales de cualquier proceso contable. Si deseas administrar tu dinero a través de los bancos venezolanos, te puede interesar este artículo sobre la afiliación al Banco Bicentenario en línea.

Datos a tener en cuenta al crear una factura de venta

Existen otras características a tomar en cuenta dentro de la creación de una factura, son datos que te ayudarán a armar una factura de venta de calidad. Debes ser cuidadoso con estos aspectos para que no surjan inconvenientes entre el vendedor y el comprador.

Idioma. Las facturas se pueden emitir en cualquier idioma, pero dependiendo del dialecto que se use,  puede ser solicitada una traducción del contenido de la factura. Esto dependerá de la legislación del país donde te encuentres.

Moneda. El importe o monto del producto que se menciona en el contenido de la factura se puede expresar en cualquier moneda, de cualquier país.

Medios para su emisión.  Las facturas de venta se pueden expedir a través de cualquier medio, puede ser de manera tradicional y física o a través de la tecnología y medios digitales. Pero es relevante recordar que este debe recalcar su origen en específico, la integridad de su contenido y también la legibilidad de la factura de venta.

Estas son características de suma importancia que se deben de tomar en cuenta para llevar a cabo una emisión de factura de manera correcta, dependiendo del país en el que estés y el idioma en el que vas a escribir tu factura.

La creación de cualquier tipo de factura de venta, ya sea electrónica u ordinaria, conlleva un procedimiento cuidadoso tanto en los aspectos provenientes de la contabilidad financiera como en el ámbito de los tributos, leyes y distintos tipos de impuestos. Saber crear una factura de venta con éxito es una habilidad necesaria dentro del mundo de la administración y el emprendimiento empresarial, y un elemento clave para llevar un buen control de tu economía.

Finalmente, la información contenida en este artículo te puede servir como una útil reseña de información sobre este elemento fundamental en la contabilidad empresarial, la administración de finanzas y el manejo de los tributos legales, como lo es la factura de venta. Para más información de este tipo, también puedes consultar nuestro artículo sobre SADA.