Cuentas de cobro: ¿Qué son y cómo se hacen?, con ejemplo

Las cuentas de cobro son un método importante para establecer un compromiso entre dos personas. Si quieres conocer quiénes utilizan este documento y cómo realizarlo, quédate y lee este artículo donde encontrarás muchos datos de interés.

¿Qué son cuentas de cobro?

Una cuenta de cobro es un documento en donde se plasma  una información para solicitar un pago por algún bien o servicio, ésta es emitida por una persona y dirigida a otra.

Este tipo de cuenta no tiene ningún valor judicial y no se puede usar como soporte para el DIAN, por ende, este documento no es válido por sí solo, se debe entregar junto con un documento equivalente que respalde la prestación de un servicio o la venta realizada.

Importancia de una cuenta de cobro

Es importante reconocer que las cuentas de cobro brindan ayuda a las personas dentro de un régimen simplificado, este documento les permite tener el control de las actividades y las deudas que otras personas deben por el servicio prestado.

Aunque éstas no aportan valor jurídico, este documento permite que se realice un compromiso entre un deudor y un acreedor.

Por estos motivos, recomendamos que las personas que no tengan otro método de validez de sus servicios prestados, realicen este procedimiento en un formato limpio y detallado donde establezca el vínculo de ambas partes.

cuentas de cobro

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¿Cómo validar una cuenta de cobro?

Para hacer válida una cuenta de cobro y que ésta se pueda usar en entidades jurídicas, debe respaldarse por un documento de prestación de servicios equivalente. Este soporte lo debe realizar únicamente el comprador y debe contar con las características que establece el estatus tributario.

También, es necesario que se le anexe a una cuenta de cobro, un documento donde se especifique el RUT del vendedor o de la persona que prestó el servicio o vendió un bien.

Cada proceso y formalidad para la validación de estas cuenta deben  realizarse por la persona que adquirió el bien o servicio. Al momento de recibir una cuenta de cobro, el individuo tiene la obligación de anexar cada documento pertinente, de lo contrario el proceso no tendrá validez judicial alguno.

Datos de las cuentas de cobro

Las cuentas de cobros por no tener un valor fiscal, tampoco cuentan de una estructura o datos obligatorios, sin embargo, lo más recomendable es colocar toda la información detallada de la persona que prestó un servicio y de quién lo recibió, además, los datos sobre el proceso de la actividad comercial y las firmas pertinentes.

  • Título identificativo del documento.
  • Fecha.
  • Nombre y apellido de la persona deudora.
  • Identificación y ubicación del deudor.
  • Número telefónico del deudor.
  • Nombre y apellido de quien emite el cobro.
  • Registro RUT.
  • Identificación y ubicación del acreedor.
  • Firma de acreedor y deudor.
  • El valor del bien o servicio prestado.
  • Forma de pago.
  • Descripción del trabajo que se realizó.

¿Cómo se hace una cuenta de cobro?

Los pasos que debes seguir y las cosas que tienes a tomar en cuenta para realizar una cuenta de cobro son:

  • Lleva una buena secuencia: este requisito no es una exigencia u obligación que debes cumplir, solo tienes que tener en cuenta que es fundamental para obtener un mejor control y claridad del documento, además, de esta manera los detalles y datos de las partes serán fáciles de entender.
  • Información de pago: es importante especificar la forma de pago y la cuenta bancaria a donde se dirigirá el dinero. Los datos del pago, como las fechas y los montos deben detallarse para así evitar conflictos futuros.
  • Especificación de los productos o servicios prestados: al realizar una cuenta de cobro es importante que identifiques y especifiques detalladamente cual fue el servicio prestado para que se entienda el valor del pago con la actividad realizada, de este modo, puedes evitarte quejas o que te pidan entregar documentos extras.
  • Inclusión de valores extras: si deseas cobrar cualquier producto o servicio extra, debes incluirlo en el documento para que esto se procese al mismo tiempo.
  • Copia RUT: cuando realices la entrega de la cuenta de cobro debes llevar anexada la copia de una cuenta RUT, con esto podrás hacer que tu documento tenga validez en cualquier juicio fiscal y en el DIAN.

Régimen simplificado

El régimen simplificado es la legislación tributaria que se aplica en Colombia para todos esos pequeños grupos contribuyentes, por ejemplo, a las personas que presten sus servicios de manera individual y poseen pequeños establecimiento de productos.

Así pues, en el régimen simplificado  pertenecen las personas que aun contando con un establecimiento pequeño, se ven obligados a pagar impuestos.

Las personas dentro del  régimen simplificado están obligadas  a no cobrar el precio del IVA en sus productos o en sus prestaciones de servicio.

Por lo tanto, el régimen simplificado se diferencia del régimen común, en este último el vendedor puede cobrar IVA, aumentar sus precios, declarar ventas y llevar en un proceso legal cada paso que realice en su negocio.

Por lo contrario, el régimen simplificado solo puede llevar un libro diario para anotar y documentar sus procesos y actividades diarias. De esta manera, se dice que los procesos del régimen simplificados son comunes y sin valor judicial.

Para pertenecer a este régimen es necesario que poseas algunos requisitos tales como:

  • Poseer un solo establecimiento.
  • El establecimiento debe ser simple y no contar con actividades que involucren explotación de intangibles.
  • Los ingresos generados de la venta de productos o prestación de servicios no debe ser una cifra alta.
  • El vendedor no puede, bajo ningún concepto, desempeñar en su actividad comercial algún proceso de aduanero.

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Cuentas de cobro para personas del régimen simplificado

Las cuentas de cobro son utilizadas para informar en un documento las deudas que debe cancelar una persona denominada “deudora”.

Estas son utilizadas por las personas y establecimientos que estén dentro de un régimen simplificado. Este documento les ayuda a informar de una deuda existente para poder emitir un conocimiento de compromiso financiero.

Las personas que forman parte de un régimen simplificado y que no pueden realizar cobros de IVA o algún documento para facturar sus ventas utilizan la modalidad de cuentas de cobro. Esto lo hacen para dejar como soporte una deuda y que esta se cancele en el día estipulado.

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Cuentas de cobro

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