A sabiendas que la comunicación es un factor importante tanto en la administración pública como en la privada, se evidencia la necesidad de conocer todo lo relacionado con el Oficio de Petición y su elaboración.
Índice de contenido
¿Qué es un Oficio de Petición?
Generalmente, se conoce bajo este nombre aquellos documentos emitidos por entes bien sea privados o públicos. Su principal función es formalizar, a través del escrito, una solicitud o información frente a un organismo específico. Estos documentos siguen ciertos parámetros y protocolos que deben cumplirse para su elaboración. Cabe destacar que las personas naturales también pueden redactarlos.
¿Cómo elaborar un Oficio de Petición?
Seguramente en algún momento determinado has tenido la necesidad de redactar un Oficio, o por el contrario, contestar alguno. Este texto pasa a respaldar la acción que se está realizando.
Durante el proceso de su elaboración, debes respetar en el Oficio, su estructura, su lenguaje y sus principales elementos, así como garantizar que el mensaje sea comprendido.
Pasos para la elaboración de un Oficio de Petición
- En el navegador de tu PC, buscas Google y luego haces uso de uno de los recursos del mismo, que son “los documentos de Google”. Los cuales ubicas en el extremo superior derecho de la pantalla en un icono que es un cuadro con punticos.
- Le das clic al icono mencionado anteriormente y procedes a seleccionar un formato en blanco para comenzar desde cero la elaboración del Oficio.
- Con tu nuevo documento abierto, te diriges al extremo superior izquierdo de tu PC, y procedes a darle un nombre al archivo para luego ubicarlo en Drive (el espacio donde se almacena la información creada en Google.
- Estos 2 aspectos son indispensables: el asunto y el destinatario
¿Cómo se clasifican los Oficios de Petición?
Los Oficios de petición se clasifican de dos formas, las cuales son:
Oficios por destino y procedencia institucional
- Oficio interior: Con respecto a este documento, es aquel redactado y movilizado dentro de una misma entidad.
- Oficio exterior: Es aquel documento redactado cuyo destino final es una institución ajena a la que lo emite.
Oficios por cantidad de personas
- Oficio directo simple: es aquel documento que va dirigido exclusivamente a una sola persona o a una sola entidad. Su validez se respalda en la exclusividad de si se expide desde una institución o una empresa.
- Oficio múltiple: es un documento con un mayor alcance a la población general, cuenta con una estructura similar al Oficio simple, con la diferencia que en este caso el documento va orientado a varias personas.
La redacción de un Oficio de Petición
Al momento de redactar el Oficio de Petición debes tener en cuenta los siguientes elementos:
El membrete
Este elemento se hace necesario en el caso que sea una Entidad bien sea pública o privada, el emisor del Oficio. Se ubica al extremo superior izquierdo del documento, en el cual observas el logo, escudo de la Institución conjuntamente con un lema al igual que él nombre de la misma.
La fecha
Localizada en el extremo superior derecho del documento. Ésta viene siendo el respaldo del antecedente que deja por sentado, el momento en el cual estás realizando el trámite o la solicitud específica que se está comunicando.
El asunto
Ubicado en el extremo superior derecho del documento, debajo de la fecha. Es catalogado como uno de los elementos más importantes del texto, engloba la síntesis de las principales ideas desarrolladas en el Oficio. Brinda al receptor o lector del comunicado una idea clara y exacta sobre el trámite a realizar.
Los datos del destinatario
Son los datos de la persona o institución a quien está dirigido el documento. Éste debe constar de la ubicación (área en la que desempeña sus funciones) y del cargo que ocupa.
Puedes observar que cada uno de estos elementos tiene un lugar específico en el documento y es lo que se conoce como la Estructura del mismo. Gracias a su estructura, este tipo de texto se diferencia, por ejemplo, de textos narrativos o informativos.
La estructura dependerá principalmente del tipo de documento a realizar. En el caso que sea un documento formal puedes visualizar datos similares entre los oficios, las solicitudes, los informes y las cartas.
Contenido del Oficio de Petición
Viene siendo la parte del documento donde se desarrolla a cabalidad el comunicado. Este inicia con una pequeña introducción (por ejemplo: por medio de este Oficio, sirva la presente, el motivo de este comunicado entre otros enunciados).
Posterior a esto, se debe explicar la razón por la cual estas emitiendo el documento. El resto del contenido es exclusivamente el desarrollo del texto, el cual debe estar redactado en un lenguaje formal, amable y respetuoso.
La despedida
Se coloca después del desarrollo del contenido. Ésta puedes redactarla agradeciendo de antemano la atención brindada y señalando que esperas o quedas a la disposición del receptor para obtener una pronta respuesta del trámite realizado y específicas que no tienes otro asunto a tratar.
Atentamente
Este elemento anuncia al emisor del documento. Incluye, la leyenda en mayúsculas y entre comillas en el caso de ser una entidad u organización. Si eres tú el emisor, este dato de la leyenda se omite.
Antefirma
Es la anotación del nombre y categoría del cargo del firmante. Independientemente del emisor, se le puede añadir entre paréntesis un número telefónico, si deseas que se pongan en contacto directo.
La firma o rúbrica
Es la palabra o letra con la que se identifica el emisor del Oficio.
Referencias finales
Son aquellas ubicadas en la parte inferior del documento. Se identifican con las siglas C.c.p. (Con copia para) y sirven para facilitar un respaldo de los datos de archivo y copias que se envían y quienes fueron los respectivos destinatarios.
Diferencia de un Oficio de Petición con una Carta de Petición
La principal diferencia entre un Oficio de Petición y una Carta de Petición, radica en que la estructura del Oficio (en cuanto a los elementos formales como el membrete, el asunto y las referencias finales), se omite totalmente en la carta que es un documento menos formal. Esto debido a que, en su mayoría, las cartas son efectuadas principalmente entre particulares o empresas de la administración privada.
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