Tipos de facturas y cómo identificarlas, todo aquí

Las facturas son conocidas como aquellos instrumentos de índole comercial,  que indican la compra-venta de un bien o servicio generando así validez legal y fiscal. Asimismo, son un documento mercantil que todo empresario o persona natural están en  la obligación de hacer siempre y cuando haya una venta. Existen muchos tipos de facturas y, a través de este interesante artículo, vas a conocer sobre cada una de ellas.

Tipos de facturas

¿Cuáles son los datos básicos generales que debes incluir en los diversos tipos de facturas en Argentina?

Al momento de la emisión de una factura, debes saber que es obligatoria la inclusión de algunos datos básicos, para dar validez a la misma. Estos datos son:

  • El número de la factura correlativo a la serie numérica
  • Nombre o razón social del comprador y vendedor, bien sea una empresa o una persona física
  • Fecha de expedición (fecha en la que se emite la factura)
  • La fecha de operaciones cuando esta no coincide con la fecha de expedición
  • La descripción del bien o servicio
  • Precio por unidad
  • El precio antes de os impuestos de cada uno de los bienes o servicios
  • Si existe algún descuento o anticipo señalarlo
  • Los impuestos, la cuota tributaria y el importe total
  • En caso de facturación por el destinatario o inversión del sujeto pasivo, se debe mencionar
  • Si pertenece al Régimen Especial de Bienes Usados o al Régimen Especial de Agencias de Viaje, también se debe consignar en la factura

¿Cómo elaborar una factura en general independientemente del tipo de factura que sea?

Recuerda que debes elaborar correctamente una factura y tener cuidado con esto, puesto que si la haces mal caerás en sanciones tributarias. Sin importar los tipos de facturas, debes considerar esto:

Acá encontrarás, detalladamente, los pasos a seguir para la elaboración de la misma:

La fecha de expedición

Por ejemplo, debes emitir la factura el mismo día que prestas un servicio

El número de factura

Generalmente, aquí se producen los fallos. Este debe ser correlativo, indiferentemente si comienzas desde el número 1, el 20 o el 100. Lo importante, es que tanto el número de factura como la fecha de expedición sean correlativos.

Por ejemplo, si el día 01/01/2021 haces solo una factura esta tendrá el número #1, el día 02/01/2021 tendrás que hacer 2 facturas, estas tendrán los números #2 y #3 respectivamente.  Suponiendo que el día 03/01/2021 no haya factura, el día 04/01/2021 la primera  factura que se haga en ese día tendrá el número #4.

Ahora, en el caso que el día 05/01/2021 te toque hacer una factura con fecha del 03/01/2021 bien sabes que debería llevar el número #5. Aquí en este punto, es cuando comienza el problema puesto que las fechas no son correlativas entre sí.

Tipos de facturas

Es un problema muy frecuente, principalmente cuando no se cuenta con un software de facturación (existen muchos gratis y pagos). Este error en las fechas, es un motivo para que seas sancionado.

Datos identificativos según los tipos de facturas

Este punto se desglosa en 2 vertientes, la primera destinada para autónomos, sociedades, asociación y cualquier tipo de entidad y una segunda vertiente destinada al cliente.

¿Cuáles datos debes incluir siendo alguna Entidad?

Debes incluir los siguientes datos de carácter obligatorio:

  • Nombres y apellidos
  • Documento Nacional de Identidad (DNI) o Razón Social
  • Dirección fiscal (dato clave y relevante): en el caso de que trabajes desde casa la del domicilio de tu hogar. En el supuesto, que tengas 2  locales, restaurantes o  tiendas la dirección de cualquiera de ellos te sirve. Lo importante es que la indiques en la factura.
  • Código Postal, Municipio, Estado y País.

Para el caso de los datos del cliente, son los mismos que incluyes siendo una Entidad.

Quizás te interese leer sobre cómo crear una asociación sin fines de lucro, pincha aquí

Operación Realizada

Es aquí, donde señalas que producto o servicio has vendido a ese cliente en específico.

La Base

Por ejemplo, escoges un número redondo (carente de decimales) como lo es  el número 1000. En este caso, se corresponde a 1000 pesos argentinos.

El Impuesto al Valor Agregado (IVA)

Para efectos de este ejemplo, usaremos el 21% que se corresponde con 210 pesos argentinos.

Total

Comprende la sumatoria de la base con el (IVA), quedando así un monto de 1.210 pesos argentinos. Esto sería lo que debes de pagar el cliente por el producto o servicio. Este pago podría recibirse en efectivo, vía transacción electrónica, por pago con tarjeta de débito o crédito, entre otras formas de pago que acuerdes con el comprador.

Tipos de facturas

Pasos a seguir para elaborar los diferentes tipos de facturas en Excel

Lo que la gente desconoce mayormente sobre el uso de Excel y como elaborar en este programa los diferentes tipos de facturas que existen, acá te lo haremos saber mediante la explicación de los siguientes pasos a seguir:

  1. Debes abrir la interfaz de usuario de Excel
  2. Procede a escribir facturas en el cuadro de búsqueda
  3. Escoge el formato que más te gusta y se adapta a lo que buscas
  4. Tienes que dar clic sobre el formato de factura que escogiste
  5. Luego abres el formato seleccionado en Excel
  6. Es el momento de editar la información correspondiente a la empresa
  7. Cambias o agregas el logotipo de tu empresa
  8. Posteriormente, cambias el formato de la  moneda

¿Cuáles son los tipos de facturas que existen?

A continuación, encontrarás los principales tipos de factura que existen, estos son:

La factura ordinaria, dentro de los tipos de facturas

Generalmente, estos tipos de facturas suelen ser los más usados para  las operaciones comerciales.

Esta incluye en su elaboración:

  • La fecha en que se ha emitido la misma o la fecha de expedición
  • El número de la factura
  • La razón social o el nombre completo del autónomo
  • El Número de Identificación Fiscal
  • El domicilio social
  • En el desarrollo de la factura, el concepto o breve descripción de la operación realizada
  • La fecha en la que se ha realizado dicha operación
  • El Impuesto al Valor Agregado (IVA)
  • La retención del Impuesto sobre la Renta para Personas Físicas (IRPF) que corresponda
  • Las cantidades desglosadas (importe neto, cuota tributaria y cantidad total a pagar)

Recuerda que al momento de necesitar un duplicado de la factura, que no es más que una copia exacta de la factura original, debes señalar que es un duplicado para evitar confusiones más adelante.

De esta factura ordinaria se derivan otras 2  la rectificativa y la recapitulativa.

La factura rectificativa (Un tipo de factura derivada de la Factura Ordinaria)

En ocasiones, existen facturas que no se han podido cobrar, que se ha anulado o que el cliente finalmente ha rechazado el pedido. También, se da el caso que hayas elaborado una factura con errores en los datos, en el importe y debes modificarla. En este caso, debe elaborarse una factura rectificativa.

Dentro de los tipos de facturas, la rectificativa requiere los siguientes pasos para su elaboración:

  • Una vez que ya esta facturada, desde tu PC la buscas en el Software de facturación y la seleccionas
  • En el mismo software, buscas el historial y le das clic a la opción de factura rectificativa
  • Posterior a esto, se te abrirá un formato de factura rectificativa con la fecha de emisión, por defecto la fecha del día que la estas rectificando (ten en cuenta que la fecha debe ser correlativa, como ya se dijo anteriormente en el artículo) y una fecha rectificativa posterior a la anterior
  •  Procedes a  rectificar la factura cuando modificas en la opción de concepto el error de la anterior
  • Luego, das clic en la opción crear y ya esta lista tu factura
  • Puedes enviarla por correo a tu cliente o imprimirla en físico

La factura recapitulativa (Un tipo de factura derivada de la Factura Ordinaria)

Es aquella factura que contiene en una solo documento o archivo,  diversas transacciones u operaciones comerciales de un mismo cliente llevadas a cabo en fechas distintas, Sin embargo, todas estas operaciones dentro del mismo mes.

En el caso, que el cliente sea autónomo empresario activo,  la factura deberá emitirse con carácter obligatorio y previamente al día 16 del mes consecutivo a aquel en el que hayan tenido lugar dichas operaciones comerciales.

La factura proforma

Esta no es una factura comercial. Por el contrario, es considerada como un documento en el cual se determinan los detalles para la futura elaboración de una factura definitiva, en términos coloquiales sería como un borrador.

Por medio de esta, el vendedor fija su compromiso con el cliente de proporcionarle los productos o servicios especificados en el documento, a un precio determinado y sin variaciones.

La factura simplificada y la factura total, como tipos de facturas frecuentes

Éstas se consideran simplificadas o totales, dependiendo el número de datos con el que son elaboradas. Es decir, la factura simplificada es aquella que no contempla todos los datos solicitados en conformidad con la Ley.

Por otro lado, la total o completa es aquella que cumple a cabalidad con todos los requisitos contemplados en el marco de la Ley.

La factura electrónica: otro tipo de factura muy común

No olvides que la factura electrónica es un equivalente perfecto a la factura elaborada en papel, este tipo de factura desde el año 2013, recibe el mismo tratamiento que la tradicional y tiene su misma validez legal. Lo que las hace diferir entre ambas, es el medio de transmisión, puesto que la electrónica es a través de vía telemática y no presencial.

En otras palabras, la factura electrónica se expide por medio de un Software y puedes recibirla a través de distintos canales informáticos como lo son el correo electrónico, un Software o un servidor.

Para emitir una factura de este tipo, debes contar con un Software que cumpla las especificaciones técnicas requeridas por los Órganos competentes, conjuntamente con un certificado de firma digital.

Para garantizar la validez de la factura, esta debe contener los mismos campos obligatorios y exigibles a toda factura. Asimismo, debe ser transmitida de un ordenador a otro bajo la aprobación de dichas partes, el vendedor y el comprador.

Con el nuevo reglamento de facturación del año 2013, no se obliga a  que la factura electrónica esté firmada mediante una firma electrónica avanzada y certificada,  pero lo mejor y más recomendable es hacerlo. Por consiguiente, tendrás una imagen más seria y con mayor respaldo frente a tu comprador.

Si te gustado este artículo, no te pierdas los contenidos de nuestro blog, seguro encontrarás más temas interesantes.

Deja un comentario