Factura proforma en solo unos pocos pasos

Si necesitas elaborar una factura proforma, estás en el lugar indicado. En este post conocerás los pasos clave para realizar, de manera correcta, un documento que especifique los detalles de una futura facturación definitiva.

¿Qué es una factura proforma?

Como empresario sabes que la facturación es uno de los pasos más relevantes de la gestión comercial, pues te permite describir en un mismo documento los datos de la transacción, del cliente y de tu empresa.  Una factura proforma es un documento temporal que la empresa genera y hace llegar al cliente, con la intención de establecer con claridad el contenido de la factura definitiva.

En este contexto, la factura proforma (también conocida como factura proyectada, factura provisional o factura borrador), representa un acuerdo de negociación donde se especifican los detalles de la transacción, por ejemplo:

• El bien o servicio que se está negociando y por el cual se genera el compromiso.
• La cantidad de unidades a pactar.
• El precio de venta a convenir.

Ahora bien, en este punto te estarás preguntando si una factura proforma es lo mismo que un presupuesto, pues la respuesta definitivamente es no. Y la razón es su validez legal, te lo explicamos:

La factura proforma tiene legitimidad, ya que constituye un principio de acuerdo entre las partes. Mientras que el presupuesto, es un instrumento de proyección anticipada de cantidades y precios correspondientes a una oferta de bienes y servicios, sin que implique algún tipo de transacción o compromiso. Si estás interesado en los temas de legitimidad te sugerimos el tema de demanda por incumplimiento de contrato.

En lo referente a términos contables, es muy importante que tengas presente que las facturas proforma no pueden ser registradas en el sistema de contabilidad de ninguna de las empresas que participa en la negociación.

Este tipo de documento provisional no se puede reconocer, ni como activo, ni como pasivo, por tres razones fundamentales:

• La empresa que emite la factura proforma no puede registrar una “cuenta por cobrar” o un “ingreso a caja o banco”, hasta tanto no se materialice la venta.
• Por su parte, quien recibe la factura proforma, es decir, el cliente, tampoco la puede registrar como una “cuenta por pagar” o una “salida de caja o banco”, en virtud de que no ha recibido el bien o servicio, por lo tanto no ha realizado el desembolso.
• Las facturas proformas tampoco se toman como insumo para la declaración fiscal.

Como puedes notar, este tipo de facturas constituyen solo un documento transitorio de carácter informativo, que permite a las partes involucradas realizar los ajustes necesarios para llegar a feliz término en su transacción comercial.

Pasos para elaborar una factura proforma

Para elaborar una factura proforma solo tienes que seguir los 3 pasos que te describimos a continuación:

Uso del formato adecuado

Debes elaborar un modelo, formato o plantilla que contenga los siguientes elementos:

• Datos de la empresa, es decir: logo y nombre del establecimiento comercial, número de identificación fiscal (según el país lo puedes encontrar como NIF, RIF, RUT, etc.)
• Dirección de la compañía y todos los datos de contacto. Por ejemplo: número telefónico, correo electrónico, redes sociales y sitio web.
• Casillas para registrar la fecha de emisión de la factura.
• El nombre del documento provisional donde se refleje con claridad que se trata de una FACTURA PROFORMA.
• Un espacio para describir los datos básicos del cliente: nombre y apellido, documento de identidad, dirección, móvil y correo.
• Las celdas para describir la negociación a realizar.
• Sección para realizar los cálculos del importe.

Para que comprendas mejor el primer paso y visualices un formato adecuado al elaborar una factura proforma, te mostramos un modelo que te puede servir de guía y así, puedas cumplir con lo establecido.

En este punto, te sugerimos el uso de programas o aplicaciones para el diseño de tu factura proforma. Por ejemplo:

• Microsoft Excel, es un programa de uso cotidiano y de fácil manejo.
• Google Sheets, son hojas de cálculo en la nube.
• También puedes optar por aplicaciones especializadas disponibles en el mercado.

Fíjate que se trata de un documento que reúne gran cantidad de datos valiosos para la transacción comercial, sin embargo debe ser lo más sencillo y concreto posible.

Registro correcto de la información

El segundo paso consiste en cargar los datos en cada sección, tal como se indica a continuación:

• Empieza registrando la información del cliente en cada casilla.
• Describe de qué se trata el producto o servicio que ofreces, la cantidad y el precio unitario pactado.
• Ten presente que si ofreces varios artículos o servicios en una misma factura proforma, será necesario detallar los aspectos mencionados para cada renglón.
• Expresa el total multiplicando la cantidad pactada por el precio unitario.
• Especifica la alícuota del impuesto al valor agregado (IVA), que aplica para el tipo de mercado que comercializas.
• Totaliza la factura proforma.

Entrega la factura proforma al cliente

Cuando tengas el formato con todos los datos, solo te faltaría entregar la factura proforma a tu cliente.

Hazlo a la brevedad posible, recuerda que el mercado está sujeto a cambios constantes en diversos factores, como precios, condiciones y otros.

Corrobora la recepción de la factura proforma y hazle seguimiento hasta concretar la venta.

Cuando recorras el proceso de venta debes conocer detalles administrativos y legales de la gestión, por lo que te recomiendo el artículo denuncia por impago, donde encontrarás información referente al impago de facturas.

Recomendaciones finales

Según pudiste detallar, la factura proforma es un documento con validez legal que contiene una serie de elementos para transmitir información clave de la negociación.

Debes tener presente que se puede usar en diferentes escenarios, los cuales incluyen negociaciones internas en cada país u operaciones exteriores que circunscriben trámites aduaneros.

Por tal razón, al elaborar facturas proforma toma en cuenta los sencillos pasos que te hemos explicado y no olvides verificar las disposiciones legales en tu ámbito de acción, así ajustarás el formato de facturación y los porcentajes de impuestos, según el área donde te desempeñas.

Para concluir, te invitamos a continuar leyendo este artículo sobre factura de venta.