Balance de Situación: ¿qué es?, ¿cómo se hace? y más

El Balance de Situación es un informe muy  útil para determinar la salud financiera de una empresa en un momento determinado. Como herramienta de análisis, favorece la toma de decisiones y la corrección de desviaciones que pueden perjudicar el rendimiento del negocio. En virtud de su importancia, te invitamos a leer este artículo, donde conocerás sobre el Balance de Situación, cómo se hace, los elementos constitutivos y más.

¿Qué es el Balance de Situación?

El Balance de Situación, o Balance General, es un informe de carácter contable que consolida información sobre el activo, el pasivo y el patrimonio de una empresa en un momento específico.

La elaboración del mismo, así como su consignación ante los entes con competencia, están regidas por las leyes de España, el Plan General Contable y las Normas Internacionales de Contabilidad.

Como documento, tiene validez contable, financiera y legal. No se limita únicamente a mostrar la «fotografía» de la empresa en una fecha determinada. También, es capaz de indicarnos las obligaciones y activos de la entidad, así como la posibilidad de honrar las deudas y el patrimonio con el que cuenta.

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¿Qué es el Plan General Contable?

El Plan General Contable o de Contabilidad es el documento legal español que rige todo lo concerniente a las cuentas anuales, de obligatorio cumplimiento según las leyes mercantiles de la nación. Este Plan Contable se ajusta a las disposiciones de la Unión Europea, así como a la legislación española y a los PCGA (Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados).

Todas las empresas, independientemente de su forma jurídica (individual o societaria), así como las entidades financieras, deben cumplir con el Plan General de Contabilidad.

¿Qué son las cuentas anuales?

Según el Plan General de Contabilidad, las cuentas anuales de una empresa están conformadas por el Balance de Situación, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto, el estado de flujos de efectivo y la memoria.

La información incluida en las cuentas anuales debe contar con dos atributos sumamente importantes: relevante y fiable.

Lo relevante quiere decir que, dicha información debe servir para la toma de decisiones en el aspecto económico y financiero. Por otro lado, la información deberá ser fiable, es decir, no debe tener errores y debe estar libre de sesgos.

De lo anterior, surgen dos nuevos rasgos: la comparabilidad y la claridad. La primera se vincula con la facilidad de poder contrastar la información, hacer análisis y relacionarlo con otros informes contables. Mientras que la segunda, tiene que ver con la posibilidad de tomar decisiones sobre la base de la razón y la técnica contable.

Elementos de las cuentas anuales

Los elementos de las cuentas anuales son los siguientes:

• Activos: dentro de este grupo se ubican los bienes, derechos y otros recursos, los mismos están bajo el control económico de la empresa, derivados de hechos ocurridos en el pasado y de los que resultan beneficios o rendimiento económico en el futuro.
• Pasivos: comprenden las obligaciones contraídas por la empresa en el pasado. La cancelación de estas obligaciones se generan a partir de los beneficios o rendimientos de la empresa en el futuro. También pertenecen a este grupo las provisiones.
• Patrimonio neto: comprende los aportes hechos por los socios o propietarios en el momento de la constitución de la empresa o más adelante, siempre y cuando no se consideren pasivos ni resultados acumulados de otros ejercicios.
• Ingresos: lo conforman los aumentos en el patrimonio de la empresa por efecto de la reducción de los pasivos o incrementos de los activos. No tienen nada que ver con las aportaciones de socios y propietarios.
• Egresos o Gastos: lo conforman los aumentos en el valor de los pasivos o reducciones en el valor de los activos, siempre y cuando no tengan que ver con distribuciones de ganancias entre los socios o propietarios.

Importancia y utilidad del Balance de Situación

Aunque ya se ha mencionado al inicio del artículo, el Balance de Situación es una herramienta de análisis que permite determinar el estado económico de una empresa en un momento determinado. Te proporciona información esencial sobre el activo y pasivo de tu empresa.

Te informa sobre la liquidez de tus activos, es decir, te indica la posibilidad de convertirlos en dinero en el corto plazo. Además, te muestra el estado de tus pasivos, es decir, el período de vencimiento de tus deudas y obligaciones.

Por otro lado, como el Balance de Situación es un documento público, es un medio eficaz para captar futuros inversionistas y nuevos proyectos de desarrollo. No obstante, también puede causar el efecto inverso: puede espantar a los inversores debido a la poca salud económica y financiera de tu empresa.

Este documento contable favorece enormemente la toma de decisiones económicas, financieras y gerenciales. Aporta señales importantes sobre áreas a desarrollar a futuro, permite corregir desviaciones y tener la certeza de afrontar correctamente situaciones poco favorables en el futuro.

¿Cuándo debes hacer el Balance de Situación?

Como es un documento que te muestra la «fotografía» de la empresa en un momento determinado, el Balance de Situación se puede hacer en cualquier período o fecha del año contable. Hay empresas que suelen elaborarlo de forma bimestral, trimestral o semestral.

No obstante, debes considerar que la normativa vigente en España establece que debes presentar el Balance de Situación integrado a las cuentas anuales junto con las cuentas del estado de pérdidas y ganancias, una vez al año ante el Registro Mercantil.

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Consecuencias de la falta de presentación del Balance de Situación

Si no presentas el Balance de Situación ante el Registro Mercantil, una vez al año, te traerá las siguientes consecuencias:

• Te pueden imponer una multa, la misma se ubica entre los 1.200 euros y 60.000 euros. Como no presentaste las cuentas anuales, el cálculo de la multa se realizará sobre la base del capital social de tu empresa.
• Cierre provisional de la hoja registral, impidiéndote inscribir ningún documento en el Registro.
• Al no contar con tu información contable, las empresas autorizadas no podrán elaborar el informe de solvencia de tu empresa, lo cual incidirá negativamente en tu reputación ante los bancos e instituciones financieras.
• Reducción inmediata del monto de los créditos otorgados por los bancos y otras instituciones.
• Restricciones en el acceso al crédito en instituciones privadas y públicas.
• La ausencia de la información contable se asume como negligencia del administrador, por lo que deberá asumir la responsabilidad si se presenta algún daño patrimonial.
• La empresa pasa inmediatamente a situación de insolvencia, cuya responsabilidad recae sobre el administrador, quien deberá responder ante terceros, socios y el gobierno.

Modalidades del Balance de Situación

Existen tres modalidades del Balance de Situación, las cuales se derivan de los tipos de cuentas anuales. En tal sentido, las modalidades del Balance de Situación son las siguientes:

• Normal
• Abreviado
• Pyme

De lo cual se deduce que existen tres tipos de cuentas anuales:

• Normales
• Abreviadas
• De Pymes

Conviene, en este punto, explicar el significado de las cuentas anuales y los tres tipos mencionados anteriormente. En primer lugar, la clasificación anterior se deriva del tamaño de la empresa y de la información que contiene cada una de ellas (cuentas). En este sentido, toma en cuenta lo siguiente:

Cuentas anuales normales

Las cuentas anuales normales u ordinarias son aquellas que incluyen los cinco documentos contables que se mencionaron al inicio, es decir, el Balance de Situación, la cuenta de ganancias y pérdidas, el estado de cambio del patrimonio neto, el estado de flujo de efectivo y  la memoria.

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Cuentas anuales abreviadas

Las cuentas anuales abreviadas cuentan con un formato más simple que el de las ordinarias. Esto se debe a que los informes contables, como la memoria, la cuenta de pérdidas y ganancias, y el Balance de Situación, se elaboran y se presentan de forma resumida.

Cuentas anuales de pymes

Este tipo de cuenta puede, de hecho, utilizar cualquiera de los modelos descritos anteriormente, e incluso, un esquema específico de cuentas anuales para pymes.

Requisitos para elaborar las cuentas anuales

En el proceso de elaboración  de las cuentas anuales abreviadas o pymes, se deben cumplir dos requisitos. Tales requisitos deben considerar dos ejercicios contables consecutivos y, a la fecha de cierre, asumir cualquiera de los siguientes modelos:

• Modelo pymes: activos inferiores a 4.000.000 de euros, importe neto de la cifra de negocios menor a 8.000.000 de euros, y menos de 50 trabajadores en promedio.
• Abreviado del Balance de Situación y Memoria: activos inferiores a 4.000.000 de euros, importe neto de negocios menor a 8.000.000 de euros, y menos de 50 trabajadores en promedio.
• Modelo abreviado de cuenta de ganancias y pérdidas: activos inferiores a 11.400.000 de euros, importe neto de negocios menor a 22.800.000 de euros, y menos de 250 trabajadores.

¿Quiénes están obligados a presentar las cuentas anuales?

Según la legislación española, están obligados a presentar las cuentas anuales las siguientes figuras:

• Los fondos de pensiones
• Sociedades Anónimas (S.A.)
• Sociedades de Responsabilidad Limitada (S.R.L.)
• Las Sociedades Comanditarias por acciones , de garantía recíproca

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Forma y tiempo de presentar las cuentas anuales

Las cuentas anuales deben presentarse cada 12 meses. Toma en cuenta que, después de la aprobación de la junta directiva, solo dispones de un mes para su presentación. La normativa al respecto, establece que la junta debe reunirse dentro de los seis meses siguientes a partir del cierre contable.

Dadas las coincidencias entre el año calendario y el año fiscal, la entrega o consignación de las cuentas anuales debe hacerse antes del 30 de junio de cada año.

Por otro lado, como ya se mencionó, las cuentas anuales se presentan en el Registro Mercantil. Para ello, puedes usar el soporte de papel o soporte electrónico (CD o DVD), teniendo la precaución de colocar todo en un fichero ZIP.

Además, hay una tercera forma que es la vía online. Puedes presentar las cuentas anuales a través de la página web oficial del Colegio de Registradores. Para ello, debes estar registrado y contar con certificado digital.

Auditorías de las cuentas anuales

La auditoría de las cuentas anuales es un proceso sistemático de verificación de dichas cuentas y otros documentos contables que deben tener todas las empresas. Tal revisión se realiza conforme a lo establecido en el Plan General de Contabilidad, el Código de Comercio y el ICAC (Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas).

Tal verificación tiene como propósito esencial comprobar el estado de la empresa, chequear si las cuentas anuales son una «radiografía» real del negocio, del modelo, de sus resultados y de la situación económica y financiera.

Los auditores, en este caso, deben ser profesionales certificados en el área, sin vinculación alguna con la empresa a ser auditada y conocedores de las normas y leyes españolas. Las empresas auditadas deben presentar los documentos exigidos por los auditores, y en caso de negarse, pueden ser sancionados.

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Estructura del Balance de Situación

La estructura del Balance de Situación es muy simple: por un lado, está el Activo, y por el otro, se encuentran el Pasivo y el Patrimonio.

El Activo muestra los bienes y derechos de los cuales es titular la empresa. El Activo se divide en Activo Corriente y Activo No Corriente.

Por su parte, el Pasivo y el Patrimonio reflejan las fuentes de financiación, propias y ajenas, que ha empleado la empresa para hacerse de los Activos. Se divide en Patrimonio Neto, Pasivo No Corrientes y Pasivo Corriente.

En el caso del Patrimonio, engloba todas las aportaciones de los socios y fondos generados por la propia empresa (utilidades). Mientras que el Pasivo, agrupa todas las deudas de la empresa.

La ecuación patrimonial

La regla básica de la Contabilidad establece que: activo = pasivo + patrimonio neto, esto se denomina «ecuación patrimonial» y resulta de gran utilidad en la elaboración del Balance de Situación.

Si esta ecuación no se cumple, es un indicio de que hay algún error en el balance. Esto quiere decir que, el Balance de Situación nunca podrá estar descuadrado, Si el monto de los activos no es igual a la suma del patrimonio neto y los pasivos, es momento de revisar.

Masas patrimoniales del Activo

Aunque ya se había mencionado anteriormente, el Activo está conformado por el Activo Corriente y el Activo No Corriente. Una partida del Activo estará en una u otra según sea su liquidez, ésta es la condición indispensable que debes tomar en cuenta.

Activos No Corrientes

En este grupo, entran los bienes y derechos de la empresa, que están «inmovilizados», es decir, tienen carácter permanente. Esta vocación de permanencia implica que, por lo menos, tienen más de un año inmovilizados. La empresa no tiene intención de venderlos en el corto, mediano o largo plazo.

Los ejemplos típicos de este grupo son: los equipos, maquinarias, mobiliario, locales, furgonetas, almacenes, patentes, leasing, fondos de comercio, acciones en otra empresa, entre otros.

Activos Corrientes

Los activos corrientes o circulantes constituyen los derechos y bienes que tiene la empresa, cuyo ciclo económico es menor a un año.

Los ejemplos más comunes de este grupo son: facturas pendientes de cobro, productos en stock, dinero en efectivo en caja y bancos, inversiones financieras a corto plazo (acciones, letras del Tesoro, entre otros).

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Masas patrimoniales del Pasivo y Patrimonio Neto

En primer lugar, el Patrimonio Neto está conformado por: Fondos propios y Subvenciones (incluyendo las donaciones y legados recibidos).

Los Fondos Propios, a su vez, están integrados por los aportes de los socios (capital social, primas por emisión, entre otros), así como por los resultados obtenidos al final del ejercicio (reservas, utilidades, resultados de ejercicios anteriores, entre otros).

Por otro lado, las subvenciones, las donaciones y los legados, constituyen montos en dinero que la empresa ha recibido, sin que por ello haya tenido que pagar algo o entregar algún bien o firmar compromisos.

Finalmente, el Pasivo está constituido por el Pasivo No Corriente y el Pasivo Corriente.

Pasivo No Corriente

El Pasivo No Corriente también recibe el nombre de «Exigible a Largo Plazo». En palabras muy simples, son las deudas cuyo vencimiento a largo plazo, es decir, más de un año.

Pasivo Corriente

El Pasivo Corriente, o el «Exigible a Corto Plazo», comprende a todas las deudas que se cobrarán en un plazo menor a un año. Son ejemplos de este tipo: los pagos a proveedores, pagos a entes públicos, pagos a bancos, entre otros.

Cuentas del Balance de Situación

Lo primero que debes considerar para elaborar el Balance de Situación de la empresa, es lo referido a la ecuación patrimonial que se describió en los subtítulos anteriores. Partiendo de la premisa que las suma de todos los activos debe ser igual a la suma del patrimonio neto y el monto de los pasivos, puedes considerar seguir avanzando.

Si le sumas la información de las masas patrimoniales a todo lo que ya sabes, entonces es momento de dar un paso más allá. Esto consiste en conocer cuáles son las cuentas contables que forman parte de cada apartado descrito y de cada masa patrimonial.

Sobre este particular, es referencia obligatoria utilizar el Plan General de Contabilidad. No obstante, a fin de simplificar esta información y hacer más fácil la elaboración del Balance de Situación, se describirán brevemente las cuentas de cada apartado.

Cuentas del Activo No Corriente

En este grupo, se deben considerar a las siguientes:

• Inmovilizado intangible
• Inmovilizado material
• Inversiones mobiliarias
• En empresas del Grupo y asociadas a largo plazo
• Inversiones financieras a largo plazo
• Activos por impuesto diferido

Cuentas del Activo Corriente

Dentro del Activo Corriente, se incluyen a las siguientes:

• Existencias
• Deudores comerciales y otras cuentas por cobrar:
  • Clientes por ventas y prestaciones de servicios
  • Accionistas (socios) por desembolsos exigidos
  • Otros deudores
• Inversiones en empresas del Grupo y asociadas a corto plazo
• Inversiones financieras a corto plazo
• Periodificaciones a corto plazo
• Efectivo y otros activos equivalentes

Cuentas del Patrimonio Neto

Las cuentas del Patrimonio Neto son las siguientes:

• Fondos propios:
  • Capital
    • Escriturado
    • No exigido
  • Prima de emisión
  • Reservas
  • Acciones y participaciones en patrimonio propias
  • Resultados de ejercicios anteriores
  • Otras aportaciones de los socios
  • Resultado del ejercicio
  • Dividendo a cuenta
• Subvenciones, donaciones y legados recibidos

Cuentas del Pasivo No Corriente

Las cuentas del Pasivo No Corriente son las que te indicamos a continuación:

• Provisiones a largo plazo
• Deudas a largo plazo:
  • Deudas con entidades de crédito
  • Acreedores por arrendamiento financiero
  • Otras deudas a largo plazo
• Deudas con empresas del Grupo y asociadas a largo plazo
• Pasivos por impuesto diferido
• Periodificaciones a largo plazo

Cuentas del Pasivo Corriente

En este grupo, se debe incluir lo siguiente:

• Provisiones a corto plazo
• Deudas a corto plazo:
  • Deudas con entidades de crédito
  • Acreedores por arrendamiento financiero
  • Otras deudas a corto plazo
• Deudas con empresas del Grupo y asociadas a corto plazo
• Acreedores comerciales y otras cuentas a pagar:
  • Proveedores
  • Otros acreedores
• Periodificaciones a corto plazo

¿Qué hacer si no sabes dónde ubicar cada cuenta contable en el Balance de Situación?

Normalmente, cuando se elabora el Balance de Situación suelen surgir dudas e interrogantes, sobre todo cuando no se es un experto en Contabilidad. No obstante, puedes hacer uso de los siguientes recursos para ubicar las cuentas del balance, ellos son:

Hazte la pregunta: ¿qué tipo de elemento es?

Para hacerte esta pregunta, debes manejar muy bien las nociones de activos, pasivos y patrimonio. Si el elemento forma parte de los bienes y derechos de tu empresa, entonces lo debes ubicar en el Activo.

Si el elemento es una obligación o deuda, es decir, que la empresa lo tiene que devolver, entonces ubícalo en el Pasivo.

Ahora bien, si es un elemento que estará en el estado por mucho tiempo, entonces colócala en el Patrimonio.

Separa el corto plazo del largo plazo

Considera lo siguiente: un activo a corto plazo se encontrará en la empresa en un tiempo menor al del ejercicio económico, entonces debes ubicarlo como un Activo Corriente. Ahora bien, si el activo permanecerá en la empresa en tiempo mayor al del ejercicio económico, entonces debes ubicarlo como Activo No Corriente.

Por otro lado, si tienes una deuda que debes pagar en el corto plazo, entonces se trata de un Pasivo Corriente. pero si la deuda se pagará en el largo plazo, pues debes ubicarlo como Pasivo No Corriente.

Organiza toda la información contable

Lo primero que tendrás en cuenta es que la información contable (activo, pasivo y patrimonio) debes organizarla por separado. Esto te ofrece ventajas de tipo visuales, estratégicas y metodológicas.

El Activo se estructura de mayor a menor liquidez, mientras que el Pasivo se ordena de mayor a menor exigibilidad.

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Recursos derivados del Plan General de Cuentas

En el contenido del Plan General de Contabilidad, están dos apartados que resulten bien útiles cuando se te presentan dudas sobre la ubicación de una cuenta. Como sabrás ya, el Plan General de Cuentas es un documento extenso, por lo que es muy fácil perderse allí. Sin embargo, a manera de resumen considera esto:

• En la tercera parte del Pan General de Contabilidad, podrás encontrar todo lo referido a las cuentas anuales, incluyendo los del Balance de Situación. Esta información es mucho más amplia de la presentada aquí, pero es muy ilustrativa.
• En la quinta parte del Plan General Contable, podrás encontrar un apartado referido a las «Definiciones y relaciones contables», contiene información sobre cada cuenta y su función.

Consideraciones al analizar un Balance de Situación

Cuando vayas a analizar el Balance de Situación de tu empresa, ten presente los siguientes puntos:

• Recuerda que es más importante tener un patrimonio neto más alto que el pasivo, es decir, es mejor contar con recursos propios que deber dinero a terceros para hacer funcionar la empresa. Este aspecto suele variar de una empresa a otra.
• Mientras mayor sea la utilidad del ejercicio que se integra al patrimonio, pues mayor será la rentabilidad. Esto impacta en el crecimiento de la empresa y en la repartición de beneficios entre los socios.
• El monto bruto de las deudas debe compararse con el patrimonio. Por sí sola, el monto bruto de las deudas no tiene mayor significado. En el ámbito del análisis financiero, la razón entre deuda y patrimonio neto es lo que aporta mayor información y puede «encender las alarmas».
• Debes diferenciar las deudas, hay deudas con intereses y hay otras que no lo tienen. Es mejor contar con menos deuda financiera, es decir, deudas con intereses.
• Es un tanto difícil indicar proporciones ideales entre las masas patrimoniales, debido a factores como la actividad económica, la cultura organizacional, la situación política y económica del entorno, entre otros.

¿Qué es el Fondo de Maniobra?

El fondo de maniobra es una cantidad o cifra que indica la cantidad de recursos permanentes (pasivo no corriente y patrimonio neto) que se encargan de financiar el activo corriente.

La ecuación del fondo de maniobra es muy sencilla y se expresa así:

Fondo de Maniobra = Patrimonio Neto + Pasivo No Corriente – Activo No Corriente

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Fondo de Maniobra positivo

Si el fondo de maniobra resulta una cifra positiva, son buenas noticias para tu empresa. Esto quiere decir que, cuentas con un exceso de fondos para financiar y pagar los bienes que necesitas para darle continuidad a tu actividad económica.

Fondo de Maniobra negativo

Si tu fondo de maniobra resulta una cifra negativa, quiere decir que para poder financiar tu activo, requerirás un exceso de recursos financieros a corto plazo, lo cual podría comprometer la liquidez de tu empresa y finanzas.

Fondo de Maniobra cero

Si tu fondo de maniobra es cero, quiere de decir que tu activo corriente se financia de las deudas a corto plazo únicamente. Esto es una alarma de que podrías tener problemas de capital.

Pasos para elaborar el Balance de Situación, de forma sencilla

La realización del Balance de Situación no tiene que convertirse en un dolor de cabeza para ti. Con la información presentada en este artículo y siguiendo estos pasos, será una tarea sencilla:

1. Empieza por agrupar las cuentas del Activo Corriente, de cada una de ellas debes anotar el monto. Recuerda que el Activo Corriente o Circulante incluye los bienes y derechos de duración permanente y que pueden variar en el corto plazo.
2. Luego, procede con el Activo No Corriente, anota el monto de cada cuenta, de forma ordenada. Recuerda que los Activos No Corrientes son bienes de duración permanente y que no están destinados para la venta (camiones, mobiliario, equipos, entre otros).
3. Suma el Activo Corriente y el Activo No Corriente, este total es el Activo de tu empresa.
4. Agrupa ahora las cuentas del Pasivo Corriente, es decir, todas las deudas que debes honrar en el corto plazo (recibos y facturas).
5. Ahora, agrupa todas las cuentas del Pasivo No Corriente, es decir, las deudas y obligaciones a largo plazo (por ejemplo, los préstamos).
6. Suma el Pasivo Corriente y el Pasivo No Corriente, este total es el Pasivo de tu empresa.
7. Toma ahora los aportes de los socios y otros recursos o fondos propios de tu empresa (donaciones, subvenciones, ente otros).
8. Suma ahora el total del Pasivo más el Patrimonio Neto, este resultado debe ser exactamente igual al monto que obtuviste por la suma de tu Activo.

Finalmente, el Balance de Situación o Balance General es un documento contable muy preciso que permite ver la salud financiera de una empresa en un momento dado. En tal sentido, aprender a hacerlo te puede aportar información inmediata sobre cómo va tu negocio y te facilitará la toma de decisiones en favor de tu empresa.Si te ha parecido interesante este artículo, puedes echar un vistazo en nuestro blog y aprender sobre otros temas igual de importantes y prácticos.